Трудовая книжка – это важный документ, который содержит информацию о трудовой деятельности работника. Каждая организация обязана вести базу данных о трудовых книжках своих сотрудников. Но какие именно данные должны быть внесены в книжку и как она хранится?
В соответствии с нормативными моментами, работодатель обязан выдать трудовую книжку каждому сотруднику на момент трудоустройства. Организация должна также вести учет книжек, выданных и возвращенных сотрудниками. При увольнении работника трудовая книжка должна вернуться в организацию для дальнейшего хранения.
Сведения о внесении данных в трудовую книжку и ее хранении регулируются законодательством РФ. Чаще всего книжка хранится в структурном подразделении организации, которое было ее выдателям. Организация несет ответственность за составление и хранение книжек, а также за предоставление работникам копии книжки по их требованию.
Что касается вкладышей в трудовую книжку, они являются важными документами, содержащими данные о сотруднике. Вкладыши в книжку вносятся при изменении данных о работнике, о прохождении обучения или повышении квалификации. Лучше всего вести учет вкладышей, отдельно от основной книжки.
Важно знать, что сроки хранения трудовых книжек на предприятии могут быть разными в зависимости от нормативной базы. Но в обязанности организации входит сохранять данные в книжках на протяжении минимум 75 лет.
При осуществлении производственного контроля организация должна легко найти и предоставить данные, хранящиеся в трудовых книжках работников. Для этого может быть составлен специальный журнал учета книжек, в который вносятся сведения о полученных и выданных бланках книжек.
В целом, место хранения трудовых книжек работников должно быть организовано с соблюдением требований закона. Работодатель обязан предоставить специальное место для хранения аккуратно уложенных и актуализированных трудовых книжек. Ведение и хранение трудовых книжек – это одна из основных обязанностей каждой организации.
Установленные обязанности по хранению трудовых книжек
Содержание статьи
В соответствии с нормативными требованиями Российской Федерации, организация отвечает за хранение трудовых книжек своих сотрудников. Все полученные и выданные бланки трудовых книжек должны быть учтены и записаны в специальное структурное подразделение организации.
Трудовые книжки хранятся и ведутся по правилам и нормативам, установленным нормативной базой РФ. За подтверждение стажа и других моментов, связанных с трудовой деятельностью работника, отвечает организация.
Организация должна организовать и обеспечить хранение трудовых книжек в течение всего периода работы сотрудника, включая увольнение. Ведение учета и хранение трудовых книжек должно быть осуществлено таким образом, чтобы было возможно в любой момент получить доступ к соответствующей трудовой информации.
Дубликаты бланков трудовых книжек и вкладышей, полученные работником при выдаче трудовой книжки, также должны быть хранены организацией.
| Обязанность | Кто осуществляет |
|---|---|
| Хранение и ведение учета трудовых книжек | Организация |
| Подтверждение стажа и других моментов, записанных в трудовой книжке | Организация |
| Хранение дубликатов бланков трудовых книжек и вкладышей | Организация |
| Выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении | Организация |
Требования к месту хранения трудовых книжек
Закон РФ устанавливает определенные требования к месту хранения трудовых книжек работников и организации этого процесса. Трудовая книжка должна быть хранена в организации, где сотрудник работает или работал при производстве. Данная книжка представляет собой важный документ, в котором вносится запись о трудовом стаже и деятельности работника.
Трудовая книжка должна быть хранена в надежном месте, где она будет безопасна от возможных повреждений, утраты и несанкционированного доступа. База для хранения трудовых книжек должна быть оборудована сейфом или специальным закрытым шкафом для сохранности данных. Лица, ответственные за хранение, должны быть обучены процедуре хранения и выдачи трудовых книжек.
Трудовые документы хранятся в трудовой книжке, а также вкладыши в книжку. Внесение и хранение записей должно осуществляться в строго установленных нормативных сроках, учитывая законодательные требования. В момент выдачи копии трудовой книжки работником должно быть сделано подтверждение на получение дубликатов. Также ведется учет всех выданных и возвращенных бланков книжки.
Трудовая книжка должна быть хранена в учетных подразделениях, кадровых службах или в других структурных подразделениях предприятия. Бланки трудовых книжек должны быть сколько возможно лучше защищены от механических или других повреждений, а также несанкционированного использования.
Назначение отдельного ответственного лица за ведение учета и хранение трудовых книжек крайне важно для поддержания и обновления данных по каждому работнику. Если данные о работнике вносятся в личный трудовой вкладыш, то храниться он должен вместе с трудовой книжкой. При увольнении или переводе работника с должности, его трудовая книжка должна быть выдана работнику в личном порядке или передана в другую организацию.
В случае утери или уничтожения трудовой книжки, работник может обратиться в учетное подразделение с заявлением о выдаче дубликата. Для этого работник должен предоставить подтверждающие документы, и пройти процедуру установленную организацией. В случае выдачи дубликата трудовой книжки, должна быть сделана соответствующая запись и внесена в новую копию трудового вкладыша. Хранение трудовых книжек и записей в них должно быть в точности согласно законодательству РФ.
Документы, которые должны храниться вместе с трудовой книжкой
Копия приказа о приеме на работу, подтверждающая факт трудоустройства, должна быть оформлена и храниться в трудовой книжке каждого работника. Дополнительно, возможно, вести базу данных сведений о трудоустройстве работников. Также в трудовой книжке могут быть предусмотрены вкладыши на случай, если в ней исчерпывающей информации недостаточно.
Кроме того, в трудовой книжке должны храниться записи о выполненных работах и должностных изменениях. Организация или предприятие должны организовать ведение учета переводов, а также материально-ответственных должностей. Важным моментом является также наличие записей о награждениях, наказаниях и выдаче рабочей одежды.
Другие важные документы, которые должны храниться вместе с трудовой книжкой, – это документы, подтверждающие образование и профессиональную подготовку работника. Если работник получал какое-либо образование или прошел повышение квалификации, то соответствующие документы должны быть занесены в его трудовую книжку.
Также важно упомянуть, что трудовая книжка может быть подтверждением стажа работы и места трудоустройства. Поэтому ее хранение должно быть организовано аккуратно и надежно. Обязательно следует сделать копию трудовой книжки на случай утери оригинала или других непредвиденных ситуаций.
Обязанность по хранению трудовой книжки лежит на работодателе, и он несет ответственность за надлежащее хранение документа. Каждое подразделение организации или предприятия должно организовать место хранения трудовых книжек и документов, которые должны быть там всегда.
Место хранения трудовых книжек и документов должно быть доступным для работников и удобным для проведения аудита. Руководство должно установить правила и требования к хранению трудовых книжек, чтобы предотвратить их потерю или повреждение. Не следует допускать ситуации, когда трудовая книжка становится объектом разного рода махинаций во время трудовой деятельности работников.
Ответственность за ненадлежащее хранение трудовых книжек
За ненадлежащее хранение трудовых книжек работодателями предусмотрена ответственность. Каждое предприятие или организация обязаны вести учет трудовых книжек своих сотрудников. Это осуществляется путем внесения данных о трудовом стаже работников и вкладышей о работе в соответствующую базу данных.
Трудовые книжки должны храниться на каждом предприятии в месте, назначенном для их хранения. В случае увольнения сотрудника, его трудовая книжка должна быть передана работнику на руки с соответствующими записями о работе, подтверждающими его трудовую деятельность. Если работник не получил трудовую книжку при увольнении, он имеет право обратиться с запросом в Государственную инспекцию труда, чтобы узнать, где именно его трудовая книжка хранится.
Нормативные требования по хранению трудовых книжек установлены в Нормах хранения и учета трудовых книжек граждан РФ. В соответствии с ними, трудовые книжки должны храниться в течение пяти лет после увольнения работника. Трудовой книжкой могут пользоваться только работник, на имя которого она выдана, либо его законный представитель.
По приему работника, работодатель обязан сделать записи в трудовую книжку, а в случае утери или полного заполнения трудовой книжки, выдать ему новую копию или дубликат трудовой книжки. Лучше всего хранить требуемые бланки трудовых книжек, чтобы были возможны оперативное ведение учета и выдача новых книжек при необходимости.
Необходимо отметить, что ответственными лицами за хранение трудовых книжек являются работодатель и его представители. В случае утери, порчи или ненадлежащего хранения трудовых книжек работодатель несет ответственность согласно нормативной базе по трудовому праву.
Вкладыши и вкладышей сверкаются с книжкой при вручении или увольнении работника. Сведения о трудовом стаже, дело о себе в трудовой книжке, моменты когда они вносится на работе, книжку ведут должны аттестованные лица, делают записи в трудовые книжки – это все ключевые моменты при ведении учета трудовых книжек на предприятии.
Структурное подтверждение архива трудовых книжек часто может быть представлено на уровне распорядительного письма организации, где будет указано, кто является ответственным лицом за учет и хранение трудовых книжек, а также как именно осуществляется учет и хранение.
Кто имеет право вносить записи в трудовую книжку сотрудника
Пунктами, которые могут вноситься в трудовую книжку сотрудника, включают в себя следующую информацию:
1. Запись о трудоустройстве
Трудовая книжка сотрудника должна содержать запись о дате и месте трудоустройства, а также сведения о предприятии или организации, где работник был принят на работу.
2. Сведения о работе
Книга также должна содержать данные о трудовой деятельности сотрудника: какие виды работ выполнял работник, в каких подразделениях он работал и сколько времени он работал на каждом месте работы.
3. Запись о наградах и поощрениях
Победы и поощрения также могут быть записаны в трудовую книжку сотрудника. Это может включать награды и сертификаты, полученные работником за свои достижения в рамках рабочей деятельности.
4. Запись о переводах и повышениях в должности
Если сотрудник переводится на другое место работы или повышается в должности, все соответствующие сведения должны быть внесены в трудовую книжку.
5. Запись о присутствии на курсах обучения и тренингах
Если сотрудник проходил дополнительное обучение или тренинги, которые могут быть полезными для его работы, это также должно быть записано в трудовую книжку.
Важно отметить, что вносить записи в трудовую книжку сотрудника может только работодатель или его уполномоченные представители. Работник имеет право узнать о всех вносимых в его книжку данных и запросить подтверждение записи.
Согласно требованиям законодательства РФ, трудовая книжка должна храниться у работодателя в течение всего периода трудоустройства и в дальнейшем – в архиве. Копии записей могут вноситься в трудовую книжку и в виде вкладышей или обновлений.
Делая учет и хранение трудовых книжек своих сотрудников, организация должна соблюдать установленные правила и требования, чтобы гарантировать точность и надежность хранения данных. Это включает правильное оформление записей о сотруднике, аккуратность, а также учет сроков хранения и обновления книги.
Отвечает юрист консультант
