Правильное заверение подписи работника в его трудовой книжке — это важный этап в работе отдела кадров. Ведь именно в трудовой книжке содержатся все данные о сотруднике, его трудовой деятельности и изменениях в карьере. Заверяемая подпись — это необходимое подтверждение факта ознакомления с информацией и согласия на ее достоверность.
Лучше всего проводить заверение подписи сотрудника на входе или на выходе из отдела кадров. Это позволит удостовериться в идентичности работника и избежать возможных ошибок. При заверении подписи следует проверить, что работник ознакомлен со всеми важными документами, такими как приказ о приеме на работу, должностная инструкция и т.д.
Важно помнить, что сотрудник самостоятельно подписывает свою трудовую книжку в присутствии ответственного лица, которое должно обратить внимание на правильность подписи и оформление документа.
Заверение подписи работника включает в себя несколько шагов. Во-первых, необходимо убедиться, что работник имеет право заверить свою подпись. Для этого следует проверить, имеется ли в его карьере запись о подписании приказа о назначении на должность или замещении другого работника.
Затем следует ознакомиться с предыдущими записями в трудовой книжке и убедиться в правильности заполнения документа. Если имеются ошибки или недочеты, их необходимо исправить до заверения подписи.
Каких-либо специальных форм и правил для заверения подписи в трудовой книжке не существует. Однако, наиболее распространенным образом заверяется подпись работника на первой странице книжки с указанием даты и места. Для этого можно использовать специальные блоки для подписей и печати.
Процедура заверения подписи работника в отделе кадров
Содержание статьи
Шаг 1: Сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с требованиями ГОСТ Р 7097-2023 «Графические обозначения в документах. Общие требования к оформлению документов с использованием графических обозначений». В нем приведены общие правила оформления и расшифровки подписей в документах.
Шаг 2: Работник, подпись которого должна быть заверена, должен в книжке записей о трудовой деятельности поставить временную подпись в указанном месте. Если книжка записей о трудовой деятельности отсутствует, можно заверять подпись на копии трудовой книжки.
Шаг 3: В отделе кадров должна быть ведена книга учета заверения подписей работников. В этой книге должны быть указаны ФИО работников, даты заверения подписей, кем и в каких случаях подписи заверялись.
Шаг 4: Сотрудник, заверяющий подпись, должен иметь полномочия от руководства на выполнение этой процедуры.
Шаг 5: После того как сотрудник отдела кадров проверил подпись и убедился в ее соответствии образцу, он должен поставить печать отдела и подпись ответственного лица на документе. Также можно использовать специальную печать с надписью «Заверено в отделе кадров» или аналогичную.
Шаг 6: Заверенную подпись можно расшифровывать в блоке отдела кадров или на специальной странице книги учета подписей.
Шаг 7: Если сотрудник меняет должность или происходит замещение, то заверение подписи должно быть произведено заново.
Шаг 8: В случаях, когда работник не ознакомлен с процедурой заверения подписи или отказывается ее поставить, заверять подпись не следует. Однако в таком случае отдел кадров может применить другие способы подтверждения подлинности документа, например, запросить рекомендательные письма.
Шаг 1: Подготовка необходимых документов
Перед тем, как правильно заверить подпись работника в отделе кадров, важно выполнить несколько подготовительных действий. На этом этапе вы должны убедиться в полномочиях работника, а также ознакомиться с правилами и порядком, установленными для заверения подписей.
С чего начать?
Прежде чем работник подпишет документы, убедитесь в подлинности его подписи и полномочиях, которыми он обладает. Для этого обратитесь к книжке с записями о трудовых правах и обязанностях, которую ведет отдел кадров. В ней должны быть указаны все сведения о сотруднике, включая должность и полномочия.
Как происходит заверение подписей?
В большинстве случаев заверение подписей работников осуществляется с помощью печати и подписи начальника отдела кадров или его заместителя. Для этого используется стандартный образец заверения подписи, прописанный в госте 7097-2023 «Надлежащие делопроизводственные действия при заверении документов». Таким образом, копия документа с подписью работника должна быть обозначена печатью и подписью вашего представителя.
Как избежать ошибок?
Частые ошибки при заверении подписей связаны с неверным либо неправильным оформлением документов. Поэтому важно внимательно ознакомиться с информацией в трудовой книжке и удостовериться, что все данные соответствуют действительности.
- Проверьте правильность и расшифровывание имени и фамилии сотрудника, а также его должности.
- Проверьте, какая книжка используется для заверения подписи работника – трудовая или рекомендательная.
- Убедитесь, что в книжке нет ошибок и все необходимые записи прописаны.
- Проверьте, имеет ли работник право делегировать свои полномочия третьим лицам.
В случае наличия каких-либо отзывов или неясностей, обратитесь к работникам отдела кадров или работодателю для получения дополнительной информации.
Шаг 2: Оформление специальной формы заверения подписи
- Фамилия, имя и отчество работника, который подписывает документ.
- Должность работника и его должность в организации.
- Наименование организации и ее почтовый адрес.
- Текст документа, подпись на который заверяется.
- Дата заверения подписи.
- Печать организации или подпись ответственного лица, заверяющего подпись работника.
Оформление специальной формы заверения подписи может быть выполнено как в формате бумажного документа, так и в электронном виде. В случае электронного оформления формы, она может быть подписана электронной подписью, использование которой предполагает использование электронной цифровой подписи.
Для корректного оформления специальной формы заверения подписи необходимо следовать правилам, установленным законодательством. Важно указать все необходимые данные и избежать возможных ошибок в оформлении.
Заверение подписи работника в отделе кадров может быть недействительным в случае, если не все требования были соблюдены. Поэтому при оформлении такой формы нужно быть внимательными и внимательно ознакомиться с требованиями, которые предъявляются к заверению подписи.
Шаг 3: Получение оригинала документа с подписью работника
После того, как работник официально подписал необходимый документ, необходимо получить оригинал документа с его подписью. Этот шаг выполняет начальник отдела кадров или уполномоченный сотрудник.
Оригинал документа с подписью работника может представлять собой трудовой договор, согласие на обработку персональных данных, заявление об увольнении или другой документ.
Важно иметь в виду, что в соответствии с правилами делегирования полномочий, новым работником может быть назначен только тот сотрудник, который имеет право ставить подпись и заверять документы в отделе кадров.
Получение оригинала документа позволяет удостовериться в его подлинности и правильности оформления. Некоторые документы, например, трудовые книжки с записями о стаже работы или свидетельство о трудовой деятельности, могут иметь особое значение для работника и работодателя.
После получения оригинала документа в отделе кадров, необходимо проверить его на наличие ошибок или брака. Если обнаружены ошибки, следует вернуть документ работнику для внесения корректировок. При отсутствии ошибок, документ может быть дальше использован, например, для оформления увольнения сотрудника.
Помимо оригинала документа, в отделе кадров также должна быть сохранена копия документа с подписью работника. Копия позволяет иметь дополнительный документ для документооборота, а также служит подтверждением факта получения и заверения оригинала документа.
Важно помнить, что копия документа должна выглядеть так же, как и оригинал, без изменений или пропусков в тексте или подписи. Если на экземпляре документа, предназначенном для организации, предусмотрена печать, то копия также должна содержать эту печать в соответствии с правилами оформления документов.
Заверение подлинности оригинала документа с подписью работника является важным шагом в правильном оформлении документации в отделе кадров. Он позволяет подтвердить факт ознакомления работника с правилами организации и рекомендательными письмами о работе, а также заявлениями в случаях изменения должности, увольнения или других ситуаций.
Шаг 4: Процедура заверения подписи в отделе кадров
Для заверения подписи работника в отделе кадров вам понадобится правильная процедура. В этом шаге мы рассмотрим, как правильно заверить подпись сотрудника.
1. Вам понадобится копия документа, который требуется заверить, например, трудовой книжки или справки о заработной плате. Убедитесь, что у вас есть копия в нужном вам формате.
2. Отыщите блок для подписей в документе. Обычно это место, где указываются фамилия и инициалы сотрудника.
3. Внимательно проверьте, что подпись инициалы и фамилия работника в документе имеют такой же вид, как и в оригинале.
4. Напишите свою фамилию и инициалы рядом с подписью сотрудника. Это нужно, чтобы было понятно, кто заверяет эту подпись.
5. В случаях, когда подпись сотрудника на документе выглядит нечетко или неразборчиво, попытайтесь позвонить работнику или лично поговорить с ним. Попросите его подписать образец подписи или расшифровать свою подпись на вашем присутствии.
6. Вам также потребуется печать вашего отдела кадров на документе. Убедитесь, что у вас есть гост или образец печати.
7. Поставьте свою подпись и печать отдела кадров рядом с подписью работника.
8. Если у работника нет возможности подписать документ лично, напишите письмо с запросом на заверение подписи. Попросите работника подписать и направить вам это письмо.
Теперь вы знаете, как правильно заверить подпись работника в отделе кадров. Следуйте этим шагам, чтобы обеспечить «надлежащее» заверение подписи, которое потребуется вам в случае, если в документе возникнут споры.
Шаг 5: Подпись руководителя отдела кадров
Когда документы в отделе кадров уже заверены и подписаны работником, наступает время для подписи руководителем отдела кадров. В этом шаге вы узнаете, как именно это делается.
Кто подпишет документы?
Подпись на документах будет ставить руководитель отдела кадров. Он имеет полномочия заверять документы и записи для работника.
Как заверяем документы?
Подпись руководителя отдела кадров может быть заверена в следующих случаях:
- При оформлении новым работником трудовую книжку;
- При замещении должности;
- При увольнении работника.
Сколько временного хранения имеют книжки?
В случае увольнения работника, книжка хранится работодателем «надлежащим» образом в течение 75 лет. Если же работник поменял место работы, у него есть право забрать книжку с предыдущего места работы и принести ее на новое место.
Какая подпись ставится на книжках и документах?
Подпись руководителя отдела кадров должна быть заверена печатью. Ответственным за ее наличие и правильность является руководитель отдела кадров.
Внимание к правилам
Руководитель отдела кадров должен внимательно отнестись к правилам подписывания документов:
- Подписывать документы следует с указанием даты подписания;
- Подпись должна быть разборчивой и соответствовать подписи в трудовой книжке;
- Все книжки должны быть заверены печатью организации.
Частые ошибки
Ошибки, которые могут возникнуть при заверении подписи руководителя отдела кадров:
- Неправильно оформленная печать;
- Подпись руководителя не соответствует его подписи в уставе организации;
- Печать и подпись на книжке или документе не соответствуют друг другу.
Заключение
Подпись руководителя отдела кадров очень важна для подтверждения подлинности документов и их закрепления. На этом шаге вы узнали, как правильно ставить и заверять подпись руководителя отдела кадров.
Бесплатная онлайн-юридическая консультация
