Какие Документы Хранятся В Личном Деле Сотрудника

Личное дело сотрудника является одним из основных компонентов управления кадрами в любой организации. В его состав входят различные документы, которые обладают большой важностью для работника и организации в целом. Личные дела служат основой для составления трудовых отношений, хранения и ведения информации о сотруднике, регулирования его прав и обязанностей. В данной статье мы рассмотрим, какие именно документы хранятся в личном деле сотрудника, а также обязательные документы, без которых невозможно его оформление.

Виды документов, входящих в личное дело, могут варьироваться в зависимости от организации и сферы деятельности. Тем не менее, основными документами, обязательными для всех работников, являются: паспорт, свидетельство о рождении (для сотрудников, принятых на работу впервые), трудовой договор (или контракт), приказ о приеме на работу, приказы о переводе и увольнении, а также приказы о награждении и присвоении звания, если они имеются.

Кроме вышеперечисленных, в личном деле сотрудника могут содержаться такие документы, как медицинская книжка, трудовая книжка, копии документов об образовании, документы, подтверждающие прохождение различных тренингов и курсов, а также иные документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника.

При оформлении и хранении личного дела сотрудника следует соблюдать определенный порядок и процедуры. Составление и ведение дела возлагаются на специалиста по кадрам или уполномоченного лица организации. Важно создать опись документов, чтобы иметь полную информацию о наличии и состоянии документов в деле. Сроки хранения документов определяются законодательством и могут составлять от нескольких лет до постоянного хранения, в зависимости от вида и значения документа.

Перечень документов, хранимых в личном деле сотрудника

Содержание статьи

Обязательно хранить в личном деле следующие документы:

Заявление о приеме на работу (оригинал или нотариально заверенная копия);
Трудовой договор (оригинал);
Копия паспорта работника (подлинность копии должна быть заверена работодателем);
Копия трудовой книжки работника (подлинность копии должна быть заверена работодателем);
Медицинская справка (форма 086-У, подписанная врачом и работником);
Заключение о соответствии рабочего места требованиям безопасности и охраны труда (Заключение НТВП);
Документ об обучении безопасности при выполнении работ (при наличии);
Приказ о приеме на работу;
Трудовые отпуска (заявления работника о предоставлении отпусков, приказы о предоставлении и отзыве отпусков);
Документы при увольнении (заявление работника об увольнении, приказ об увольнении, трудовой договор).

Кроме обязательных документов, в личном деле могут храниться и другие документы, связанные с трудовой деятельностью работника: заключения о допуске к государственной тайне, документы по повышению квалификации, благодарственные письма и другие.

Оформление личного дела сотрудника требует ведения подробной описи документов. Каждый документ должен быть занесен в опись либо в электронном, либо в бумажном виде. Каждому документу следует присваивать порядковый номер и нумеровать страницы. Опись документов должна быть подписана владельцем личного дела и заверена подписью руководителя организации или ответственного лица, обладающего соответствующей подписью.

Личное дело сотрудника должно быть хранено в архиве предприятия. Оригиналы документов после их оформления и закрытия дела можно хранить на предприятии в специальном месте для личного хранения документов. Также можно сделать электронные копии документов для сохранения информации и удобства ведения дела. Важно соблюдать порядок и правила хранения личного дела сотрудника для избежания нарушения закона и утечки конфиденциальной информации.

Может ли потребитель реально защитить свои права в РФ?
ДаНет

Полный список документов

Какие документы могут быть включены в личное дело сотрудника?

Количество и состав документов в личном деле может варьироваться в зависимости от предприятия или организации. Однако, обычно в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:

Трудовой договор и его копия
Личные анкеты
Копии паспорта и других удостоверений личности
Трудовая книжка и приказы о приеме на работу
Трудовые отношения (справка о заработке, графики работы, отпускные)
Медицинские документы (сертификаты, справки)
Заключения врачей и экспертов
Документы об образовании и повышении квалификации
Справки о прохождении курсов или тренингов
Документы о поощрениях или наказаниях
Должностные инструкции и приказы о назначении на должность
Отзывы и рекомендации

Процедура формирования личного дела

Формирование личного дела сотрудника должно проводиться в соответствии с установленными сроками и требованиями. Оформление дела должно быть проведено аккуратно и четко. Документы должны быть удобно нумерованы и организованы для удобного их извлечения или обращения. Для этого можно использовать специальные бланки, образцы и описи.

Ответственность за составление и хранение личных дел

Составление и хранение личных дел сотрудников лежит на ответственности компании или организации. Нарушения установленного порядка формирования или хранения документов могут повлечь за собой юридические последствия. Поэтому кто-то из сотрудников должен быть ответственным за составление и ведение дел. Обладание допуском к личному делу должно быть ограничено, а при увольнении сотрудника дело должно быть закрыто и архивировано в соответствии с установленными правилами.

Обязательные документы

При оформлении и ведении личного дела сотрудника в организации важно знать, какие документы обязательно должны быть включены в него. Необходимость предоставления определенных документов обусловлена не только требованиями к делопроизводству, но и нормативными актами, регулирующими порядок работы с персональными данными и защиту информации.

Составляет обязательные документы в личном деле сотрудника следующий перечень:

Трудовой договор (оригинал).
Копия паспорта сотрудника, включающая страницу с регистрацией по месту жительства.
Копии документов об образовании (диплом, аттестат и т.д.).
Копии сертификатов, свидетельств и специализированных документов, подтверждающих квалификацию и право заниматься определенным видом деятельности (если такие имеются).
Документы, регламентирующие профессиональную деятельность (лицензии, разрешительные документы и т.д.).
Медицинская справка по форме 086-У, подтверждающая годность к работе по выбранной профессии.
Документы, подтверждающие прохождение сотрудником обязательного медицинского осмотра (при необходимости).
Направление на прохождение профессиональной подготовки или переподготовки (если требуется).
Копии приказов о назначении на должность и о возложении на сотрудника определенных функций.
Документы, удостоверяющие личность сотрудника (при необходимости).
Документы об увольнении с места работы (оригиналы).

Все вышеперечисленные документы входят в состав личного дела сотрудника и должны быть оформлены в письменной форме. Определенные документы могут также быть представлены в электронном виде, если организация использует электронное делопроизводство.

После оформления обязательных документов в личном деле сотрудника, они должны быть занесены в соответствующую опись, которая составляется на каждое личное дело. Опись позволяет вести учет и контроль за наличием и состоянием документов в личном деле сотрудника.

Определенные документы, такие как трудовой договор или документы об увольнении, являются оригиналами и хранятся в личном деле сотрудника. Они не могут быть извлечены из дела, за исключением случаев, предусмотренных законодательством или приказами руководства организации.

Сроки хранения документов в личном деле сотрудника определяются законодательством и положениями внутреннего трудового распорядка предприятия. По истечении установленного срока документы могут быть переданы в архив или уничтожены в соответствии с правилами и процедурами, определенными для хранения и утилизации документов.

В случае выхода сотрудника из организации или его увольнения, его личное дело должно быть передано архиву или лицу, ответственному за архивное дело, в соответствии с установленной процедурой.

Ответственность за составление, хранение, оформление и ведение личного дела сотрудника несет руководитель организации или лицо, уполномоченное на проведение делопроизводства и административные процедуры.

Значение личного дела работника

Оформление и ведение личного дела имеет свои сроки и порядок. Каждый сотрудник предоставляет оригиналы и копии документов, которые относятся к его трудовой деятельности. Эти документы проверяются, нумеруются и оформляются в виде описи, которая составляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в личном деле, а второй — на учете.

В личном деле сотрудника могут содержаться следующие документы:

Заявление о приеме на работу;
Трудовой договор и его приложения;
Приказы о назначении, переводе, повышении или увольнении;
Трудовая книжка;
Рекомендательные письма;
Справки о доходах;
Личные данные и фотография сотрудника;
Копии документов об образовании и профессиональной подготовке;
Допуск на работу;
Медицинская документация;
Личные заявления;
Протоколы служебных расследований или дисциплинарных взысканий;
Документы, связанные с возможными материальными взаимоотношениями с предприятием;
Прочие документы, относящиеся к работе сотрудника на предприятии.

В личном деле также могут храниться образцы документов, бланки, а также делопроизводственные материалы.

Закрытие личного дела происходит по окончании срока работы сотрудника или по его увольнению. В этом случае дело сотрудника сдается, и составляется соответствующая запись.

Личное дело сотрудника имеет большое значение для организации и контроля работы сотрудника на предприятии. Ведение и хранение личных дел сотрудников является важной процедурой и требует ответственности со стороны кадровых служб. Корректное и систематическое оформление и хранение документов в личных делах позволяет эффективно управлять кадровым потенциалом предприятия, а также сколько лет назад можно было извлекать информацию о работнике или оформлять бюджет на его увольнение.

Полезное видео

На портале «Кедр» размещено видео о формировании и хранении личного дела сотрудника:

Заключение

Личное дело сотрудника является важным компонентом кадрового делопроизводства на предприятии. В нем хранятся все необходимые документы, отражающие трудовую деятельность сотрудника. Оформление и ведение личного дела требуют определенной процедуры и соблюдения сроков. Ответственность за правильное ведение и хранение личного дела лежит на кадровых службах предприятия. Корректное оформление и хранение документов в личном деле сотрудника позволяет эффективно управлять кадровым потенциалом предприятия и извлекать необходимую информацию в любой момент.

Процесс формирования личного дела

1. Сбор информации и документов

Первым шагом в формировании личного дела сотрудника является сбор необходимой информации и документов. Для этого требуется:

Собрать личные данные работника, включая ФИО, дату рождения, контактную информацию и прочие идентифицирующие сведения;
Получить копии документов, подтверждающих образование, квалификацию и опыт работы сотрудника;
Собрать информацию о предыдущих местах работы, включая даты, должности и причины увольнения, если таковые имели место быть;
Получить сведения о составе семьи и наличии иждивенцев.

2. Оформление документов и составление образцов

После сбора информации и документов следует оформить все необходимые документы, такие как трудовой договор, приказы о приеме, приказы о переводе и повышении, записи табеля учета рабочего времени и другие документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудника. Также необходимо составить образцы документов для использования в будущем.

3. Нумерация и составление описи дела

Каждое личное дело должно быть нумеровано и оформлено в виде описи, которая содержит перечень документов, хранящихся в деле. Нумерация и составление описи дела помогает вести контроль за документами, а также упрощает работу с ними в дальнейшем.

4. Хранение и ведение личного дела

Личное дело сотрудника должно храниться в специально отведенном месте, обеспечивающем сохранность документов. Это может быть архив или другое защищенное место, где доступ к делу имеют только уполномоченные лица. Ведение личного дела включает обновление информации при изменении данных сотрудника, а также регистрацию внесенных изменений и документов.

5. Сдача и извлечение дела после увольнения

При увольнении сотрудника его личное дело должно быть сдано в соответствующую службу, которая отвечает за обработку и хранение документов. Дело работника должно быть извлечено после определенного периода времени и храниться по отдельности от дел других работников.

Обязательно следует учитывать, что формирование личного дела сотрудника осуществляется в соответствии с установленным порядком и требованиями организации. Нарушения процедуры формирования и хранения личного дела могут повлечь за собой ответственность со стороны организации.

Бесплатная юридическая консультация онлайн

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника?

В личном деле сотрудника хранятся различные документы, включая трудовой договор, копии паспорта и СНИЛСа, документы об образовании, результаты медицинских осмотров и справки о состоянии здоровья, трудовую книжку и т.д. Все зависит от требований компании и законодательства.

Какие документы являются обязательными в личном деле сотрудника?

Обязательными документами в личном деле сотрудника являются трудовой договор, копии паспорта и СНИЛСа, трудовая книжка (если применимо), а также документы, подтверждающие образование, результаты медицинских осмотров и справки о состоянии здоровья. Конкретный перечень может отличаться в зависимости от политики компании и требований законодательства.

Какой порядок ведения личного дела сотрудника?

Порядок ведения личного дела сотрудника может различаться в разных компаниях, но в общем случае ведение личного дела включает следующие шаги: создание нового личного дела при приеме на работу, заполнение и подписание необходимых документов, включение информации о сотруднике (персональные данные, контактная информация и другие сведения), а также добавление всех необходимых документов (трудовой договор, копии паспорта и СНИЛСа, трудовая книжка и т.д.), обновление информации и добавление новых документов по мере необходимости.

Кто отвечает за ведение личных дел сотрудников в организации?

Ответственность за ведение личных дел сотрудников может лежать на отделе кадров или на специально назначенных сотрудниках, которые отвечают за административные вопросы кадрового делопроизводства. В небольших организациях может быть только один сотрудник, отвечающий за ведение личных дел всех сотрудников.

Срок хранения личного дела сотрудника: как долго хранятся документы?

Срок хранения личного дела сотрудника определяется законодательством и может отличаться в разных странах и видах документов. Обычно трудовой договор, трудовая книжка и другие важные документы хранятся длительное время (например, 75 лет). Однако некоторые документы, такие как медицинские справки, могут храниться меньшее количество лет (например, 5 лет). Для получения точной информации следует обратиться к компетентным органам и законодательству своей страны.

Какие документы обязательно хранятся в личном деле сотрудника?

В личном деле сотрудника обязательно хранятся такие документы, как трудовой договор или контракт, копии паспорта и СНИЛСа сотрудника, медицинская карта, аттестаты об образовании, трудовая книжка, приказы о принятии на работу, приказы о переводе или отстранении от работы, приказы о назначении или отзыве наград, копии заявлений, связанных с работой сотрудника, и другие документы, относящиеся к его трудовой деятельности.