Трудовая книжка – это документ, который является главным доказательством факта трудовой деятельности человека. Она фиксирует информацию о местах работы, должностях, периодах трудоустройства и других сведениях, важных для работника и организации.
Оформление трудовой книжки регулируется законодательством, поэтому важно знать, какие документы необходимы для получения этого документа и какой на него порядок. В настоящее время выдача трудовой книжки может быть как в бумажной, так и в электронной форме.
Для получения трудовой книжки впервые вам понадобится предоставить следующие документы: паспорт, копию трудового договора или заказа о приеме на работу. Если у вас уже есть трудовая книжка, а нужна копия или замена, вам потребуется подать заявление об этом и предоставить ту трудовую книжку, которая у вас есть.
Важно учесть, что в электронной форме трудовая книжка предоставляется в сети «Интернет» организацией, которая занимается ведением трудовых книжек. Для ввода информации в электронную трудовую книжку используется специальный код, который у администратора.
Для студентов, аспирантов, военнослужащих и некоторых других категорий лиц законом определены особые правила ведения и выдачи трудовой книжки. В 2024 году планируется полный переход к электронной форме трудовой книжки. Поэтому все новые работники должны будут обратиться в организацию по месту работы за получением трудовой книжки в электронном формате.
Введение электронной формы трудовой книжки обладает рядом преимуществ. Во-первых, это удобство и доступность хранения и использования информации. Во-вторых, это возможность оформления документов в электронной форме без необходимости взаимодействия с бумажными носителями. Однако необходимо учитывать, что внедрение электронных трудовых книжек может вызвать определенные проблемы, особенно для людей, не знакомых с новыми технологиями.
Как получить трудовую книжку
Содержание статьи
Суть трудовой книжки заключается в том, чтобы иметь копию важной информации о сотруднике и его трудовой деятельности для дальнейшего использования при переходе на новую работу или назначении определенных пособий.
До 2024 года получение трудовой книжки осуществлялось только в бумажной форме, однако с внедрением электронных трудовых книжек постепенно больше организаций переходят на электронную форму ведения трудовых сведений.
Чтобы получить трудовую книжку, необходимо соблюсти определенные условия и предоставить необходимые документы. Для этого следуйте правилам и процедурам, установленным Законом о трудовых книжках и Постановлением Правительства РФ.
Этапы получения трудовой книжки:
- Подача заявления о выдаче трудовой книжки. Для этого вам потребуется заполнить заявление и приложить копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
- Рассмотрение заявления и принятие решения о выдаче трудовой книжки. Процедура обычно занимает некоторое время, поэтому имейте терпение и ожидайте результата.
- Получение трудовой книжки. После принятия положительного решения о выдаче книжки, вам необходимо будет забрать ее в месте, указанном в уведомлении об этом.
Если вы теряете трудовую книжку, вам потребуется сделать копию или оформить электронную трудовую книжку. Для этого обратитесь в соответствующие органы или воспользуйтесь программами электронной книжки.
Важно помнить, что трудовая книжка – это официальный документ, который содержит сведения о вашей трудовой деятельности. Берегите ее и предоставляйте в случае необходимости на новом месте работы или при получении пособий.
Необходимые документы
Для получения трудовой книжки вам потребуется предоставить следующие документы:
- Заявление оформленное по установленному образцу, куда необходимо указать свои персональные данные.
- Паспорт работника — копию и оригинал.
- СНИЛС — копию и оригинал.
- Трудовой договор или приказ о приеме на работу.
- Документ, подтверждающий образование (диплом, аттестат) — копию и оригинал.
- Медицинская справка формы 086/у.
- Справка о заработной плате за последние 3 месяца.
- Бланк ф. Т-61 или журнал учета рабочего времени.
В случае перехода на электронную трудовую книжку, требуется предоставить только паспорт и СНИЛС.
Также, обратите внимание, что новая электронная трудовая книжка будет предоставляться всем работникам начиная с 2024 года, и вплоть до этого года, работнику предоставляется выбор получить трудовую книжку в бумажной или электронной форме.
Процедура оформления
Для того чтобы завести трудовую книжку в новом порядке, необходимо правильно оформить заявление и предоставить необходимые документы. С информацией о процедуре можно ознакомиться в приложении к постановлению правительства РФ от 18.06.2024 № 123.
Документы для получения трудовой книжки включают:
- заявление в письменной форме;
- копию документа, удостоверяющего личность;
- паспорт трудового учета в электронной форме (ЭТК), при его наличии;
- документ, подтверждающий осуществление трудовой деятельности (например, трудовой договор, контракт и т.д.);
- документы, необходимые для внедрения информационных технологий в трудовом учете, если требуются;
- копию постановления о назначении пенсии (в случае, если требуется регистрация и учет пенсионного стажа).
При оформлении трудовой книжки впервые, необходимо предоставить бумажную копию документа удостоверяющего личность. Если трудовая книжка утеряна, то вместо копии документа удостоверяющего личность предоставляется заявление с указанием причины утери.
Процедура получения трудовой книжки описана в статье 18 и 19 Трудового кодекса РФ.
В случае, если заявление и документы предоставляются в электронной форме, требуется обязательная подпись электронной подписью.
После оформления заявления и предоставления документов, работодатель обязан выдать трудовую книжку не позднее 3 рабочих дней.
Преимущества электронной трудовой книжки:
- возможность получить информацию о своей трудовой деятельности в любое время;
- вводная информация о поступающему работнику предоставляется автоматически;
- удобство использования электронных средств для отправки заявления и получения трудовой книжки.
Образец заявления
Для получения трудовой книжки необходимо написать заявление работодателю. Образец такого заявления вы найдете ниже:
Образец заявления на получение трудовой книжки
| Генеральный директор |
| ООО «Название организации» |
| Адрес организации |
| Дата |
Уважаемый/ая <название организации>,
Прошу вас выдать мне трудовую книжку.
Информация о сотруднике:
| Фамилия, имя, отчество: | Введите вашу фамилию, имя и отчество |
| Паспортные данные: | Введите ваши паспортные данные |
| Адрес регистрации: | Введите ваш адрес регистрации |
| Адрес проживания: | Введите ваш адрес проживания |
| Контактный телефон: | Введите ваш контактный телефон |
| Должность: | Введите вашу должность |
| Дата начала работы: | Введите дату начала работы |
Ознакомлен(а) с правилами ведения трудовой книжки.
С уважением,
<ваша фамилия и инициалы>
Утеря трудовой книжки
В настоящее время введение электронного учета трудовых книжек может упростить процедуру получения новой книжки. Вместо бумажного варианта теперь можно завести электронную трудовую книжку. Однако, несмотря на это, в большинстве организаций все еще используются бумажные книжки.
Если у вас утеряна бумажная трудовая книжка и организация не ведет электронный учет, то для оформления новой книжки вам понадобится следующая информация и документы:
| Документы | Место получения |
| Заявление на выдачу новой трудовой книжки | В вашей организации |
| Справка с предыдущего места работы | В вашей организации или у предыдущего работодателя |
| Копия документа, удостоверяющего личность | В вашей организации |
| Документы, подтверждающие стаж работы, если таковые имеются | В вашей организации или у предыдущих работодателей |
После подачи заявления и предоставления всех необходимых документов, организация, в которой вы работаете, должна выдать вам новую трудовую книжку. При этом вновь выданная книжка будет содержать все предыдущие записи о вашей трудовой деятельности.
В случае перехода на электронную трудовую книжку, можно сделать заявление на создание электронной копии трудовой книжки с сохранением ее электронной формы на электронном носителе, с переходом на электронную форму трудовой книжки и унифицированный формат электронного документа, включая сведения о работнике и сведения о трудовой деятельности. В случае утери данного документа, можно обратиться к органу учета труда, где она была зарегистрирована, или обратиться к работодателю для восстановления всех необходимых сведений.
Необходимость оформления новой книжки может возникнуть не только при утере оригинала, но и в других случаях. Например, для поступающего на работу или при назначении на новую должность требуется новая книжка, а также для получения пенсии. Вообще, трудовая книжка является одним из важных документов, которые могут понадобиться работнику в различных ситуациях.
Всего в законодательстве предусмотрено несколько этапов оформления трудовых книжек: вводная часть, сведения о предыдущих местах работы, постановления о назначении на работу, изменениях в условиях работы, увольнении и другие важные данные, относящиеся к трудовой деятельности работника.
Оформление трудовой книжки может вызвать проблемы, поэтому для удобства работников рекомендуется вести электронную трудовую книжку, которая позволяет быстро получать и обновлять информацию о работе.
Оформление новой трудовой книжки после утери является важной процедурой, соблюдение которой позволит получить необходимый документ и продолжить трудовую деятельность без проблем.
Оформление дубликата
Документ, удостоверяющий факт работы работника и его трудовой стаж, имеет большое значение при устройстве на работу, получении пенсии и других вопросах, связанных с трудовой деятельностью. Поэтому, в случае утери или порчи трудовой книжки, необходимо оформить дубликат этого документа.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом Российской Федерации. Зачем может потребоваться дубликат трудовой книжки?
- В случае утери или порчи старого экземпляра;
- В случае внесения изменений в трудовую книжку, предусмотренных новым законодательством;
- Для внесения информации о новом месте работы или организации;
- При возникновении необходимости предоставить копии трудовой книжки для участия в конкурсах или получения определенных видов социальных льгот;
- Для обеспечения учета трудовой деятельности и пенсионных прав работника.
Оформление дубликата трудовой книжки возможно как в бумажном, так и в электронном виде. В случае бумажной формы документа, процедура оформления сводится к следующим этапам:
- Получение заявления от работника, подавшего заявление на получение дубликата трудовой книжки;
- Выдача постановления о назначении дубликата трудовой книжки, в котором указываются причина и основание для выдачи;
- Оформление трудовых книжек в соответствии с постановлением;
- Предоставление сотруднику дубликата трудовой книжки.
В случае электронной формы трудовой книжки, оформление дубликата выполняется в соответствии с правилами внедрения электронных трудовых книжек. Суть процесса заключается в внесении необходимой информации в электронную базу данных и выдаче копии трудовой книжки на электронных носителях.
Условия получения дубликата трудовой книжки могут различаться в зависимости от организации или года оформления. При оформлении дубликата в 2024 году, по новым правилам, работнику может понадобиться заполненный образец заявления, паспорт, а также возможные дополнительные документы в зависимости от обстоятельств.
Оформление дубликата трудовой книжки может быть важным шагом для поступающего на работу или для тех, кто уже работает, чтобы обеспечить правильный учет и сохранность своей трудовой истории.
Запрос на получение дубликата трудовой книжки должен быть оформлен в письменной форме и предоставлен в кадровую службу организации-работодателя.
Преимущества электронной трудовой книжки включают в себя удобство использования, возможность быстрого доступа к информации о своей трудовой деятельности, а также возможность предоставления электронной копии данного документа на различных этапах трудового процесса.
Отвечает юрист консультант
