Штатное расписание – это важный документ, содержащий информацию о должностных обязанностях и структуре организации. Но сколько времени его следует хранить и какие правила в этом случае действуют?
Правила хранения штатного расписания зависят от деятельности и учета бухгалтерских документов организации. Обычно, согласно налоговым законодательствам, срок хранения таких документов составляет 5 лет, начиная с года, в котором они утратили силу.
Штатное расписание должно храниться в специальной папке или архиве, где все документы по работе организации аккуратно составлены и подписаны. Каждый документ должен быть проставлена дата и подписан внесшим изменения.
Если организация прекратила свою деятельность или была ликвидирована, штатное расписание должно храниться не менее 75 лет. В этом случае, важно указывать периоды времени, за которые он составлен, чтобы не возникло путаницы при обращении к документу.
Как долго хранится штатное расписание в архиве?
Содержание статьи
Согласно законодательству, штатное расписание должно храниться не менее 75 лет с момента его составления. Этот документ входит в список организационно-распорядительных документов, которые подлежат обязательному хранению. В случае утраты или уничтожения штатного расписания, работодатель должен оформить его либо восстановить оригиналы документов.
Периодичность внесения изменений в штатное расписание определяется работодателем и зависит от особенностей деятельности компании. Если в организации происходят значительные изменения в штатном расписании (например, изменение должностных обязанностей, создание новых должностей или увольнение сотрудников), то необходимо оформить соответствующие изменения в таблице расписания. Необходимо помнить, что любые изменения в штатном расписании должны быть оформлены в письменной форме.
Штатное расписание должно быть доступно для ознакомления постоянно. Рекомендуется хранить его в специально выделенной папке в архиве. Один из вариантов – хранение в папке «Штатка» в общей папке с документами, связанными с кадровым делопроизводством. Таким образом, каждый сотрудник сможет легко найти нужную информацию и быть в курсе изменений в штатном расписании.
Грозит ли штраф в случае нарушения сроков хранения документации? Срок хранения документов регламентируется законодательством, и нарушение этих сроков может повлечь за собой штрафные санкции для работодателя. Помимо этого, отсутствие корректно оформленного и актуального штатного расписания может привести к нарушению законодательства в области кадрового учета и бухгалтерии.
Итак, для правильной организации документационного обеспечения и кадрового делопроизводства необходимо:
- Составить штатное расписание;
- Оформить все изменения в таблице расписания;
- Хранить штатное расписание и связанные с ним документы не менее 75 лет;
- Обеспечить доступность и удобство работы с документацией;
- Своевременно вносить изменения и обновлять штатное расписание.
Обратите внимание на то, что каждый работодатель отвечает за организацию кадрового делопроизводства и должен определить свои собственные правила и порядок ведения документации в соответствии со своей деятельностью и требованиями законодательства.
Какие правила определяют сроки хранения штатного расписания?
Штатное расписание представляет собой основной документ, который определяет состав и структуру рабочего персонала в организации. В соответствии с законодательством и нормативными документами, сроки хранения штатного расписания регулируются следующими правилами:
1. Штатное расписание должно храниться в оригинале и должно быть оформлено в соответствии с установленными требованиями. Оно входит в кадровую документацию и должно быть обязательно оформлено приказом о его утверждении.
2. Штатное расписание должно храниться в специальной папке или файле, отдельно от других документов, связанных с кадровым делопроизводством.
3. Срок хранения штатного расписания составляет 5 лет с момента его утверждения. После этого срока оно подлежит ликвидации.
4. В случае необходимости внести изменения в штатное расписание, необходимо оформить приказ о его изменении. Старые версии штатного расписания должны храниться в архиве и подлежат ликвидации только после утверждения новой версии.
5. В штатном расписании должны быть указаны все ставки, которые представляют собой основные единицы работы в организации. Каждая ставка должна быть оформлена в соответствии с правилами. Она также должна быть указана в приказе о его утверждении.
6. Штатное расписание должно храниться вместе с другой необходимой документацией, связанной с кадровыми вопросами. К такой документации относятся приказы о приеме и увольнении сотрудников, а также другие приказы и документы, определяющие порядок работы с кадровым делопроизводством.
7. Вывод: штатное расписание должно быть оформлено в соответствии с требованиями законодательства и нормативными документами, и должно храниться в оригинале в течение 5 лет с момента его утверждения. При необходимости внесения изменений в расписание, необходимо оформить приказ о его изменении, а старые версии должны быть сохранены в архиве и ликвидированы после утверждения нового расписания. Штатное расписание должно храниться вместе с другими документами, связанными с кадровым делопроизводством, и быть доступным для ознакомления на протяжении всего указанного срока.
Может ли работодатель самостоятельно установить сроки хранения штатного расписания?
Если утверждается новое штатное расписание или имеются изменения в уже действующем расписании, то в архиве должны храниться как оригинал нового документа, так и оригиналы изменений к нему в течение 5 лет с момента их введения в действие.
Если же организация в течение этого срока утратила делопроизводство к текущему документу, то срок его хранения увеличивается на 5 лет с момента утраты.
Таким образом, работодатель не может самостоятельно установить сроки хранения штатного расписания, они определяются инструкцией, утверждаемой организацией в соответствии с законодательством.
Сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того как оно утратило силу
Как и другие бухгалтерских документы, штатное расписание должно быть внесено в кадровый учет организации. В нем указываются все данные о составе персонала, их должностные обязанности и ставки. Такое расписание составляется для оформления документации по учету работников.
Основной срок хранения штатного расписания определяется законодательством и инструкциями налоговых органов. Расписание должно храниться в основной папке документов по учету персонала организации. Начиная от момента, когда штатное расписание утратило силу, работодатель должен хранить его в архиве в течение 5 лет.
Если работодатель решает ликвидировать организацию, то срок хранения штатного расписания может быть увеличен. В этом случае штатка должна храниться до момента полного завершения всех работ по ликвидации и получения соответствующих документов.
Вместе с штатным расписанием необходимо хранить также все документы, связанные с его составлением и оформлением, такие как документы по кадровому учету, инструкции и другие сопутствующие материалы.
Какой срок хранения штатного расписания после утраты силы установлен законодательством?
Срок хранения штатного расписания после утраты силы определен законодательством и зависит от различных факторов, таких как вид документа и организация, в которой он был утвержден.
В Украине сроки хранения документов регулируются Законом «Про архівну справу» от 22.10.2024 № 3613-VI. Он устанавливает общие правила организации и ведения архивной документации.
В соответствии с законодательством, штатное расписание входит в число документов, которые должны быть правильно оформлены и хранятся в архиве предприятия. Штатное расписание представляет собой документ, который содержит инструкции о должностных обязанностях, а также состав и структуру кадровых должностей в организации.
Сроки хранения штатного расписания могут быть разными в зависимости от периода его действия и других факторов.
Сроки хранения штатного расписания:
- Штатное расписание в период действия (когда все должности заняты) должно храниться на протяжении всего срока действия расписания.
- Если штатное расписание утратило свою силу, оно должно храниться в течение 5 лет с момента его утраты.
Действующие налоговые инструкции настоятельно рекомендуют организациям хранить штатное расписание и другие документы бухгалтерской и кадровой деятельности в общей папке или в отдельной папке, отведенной для хранения таких документов.
Если необходимо внести изменения в штатное расписание, организация должна составить новое расписание и утвердить его по установленному порядку. При этом предыдущее штатное расписание должно быть сохранено в архиве организации.
В случае ликвидации организации, сроки хранения штатного расписания могут меняться в зависимости от правил, установленных для учета и хранения документов в данной ситуации. Ликвидационная комиссия должна продолжить хранить штатное расписание по установленным правилам об архивации документов.
Важно отметить, что утилизация или уничтожение штатного расписания и других документов должно производиться с соблюдением требований и инструкций по уничтожению архивных документов.
Таким образом, срок хранения штатного расписания после утраты силы устанавливается законодательством и может быть разным в зависимости от обстоятельств и требований. Однако, в общем случае, штатное расписание должно храниться в архиве организации в течение 5 лет после утраты силы.
Что происходит с штатным расписанием после истечения установленного срока хранения?
После истечения установленного срока хранения штатное расписание должно быть передано в архив организации. Расписание хранится в архиве организации в специально отведенной для этого папке. Оно может быть сохранено в архиве постоянно или определенное количество лет в зависимости от инструкций, предоставленных налоговыми органами или кадровым подразделением.
Расписание должно быть правильно подписано и утверждено руководителем организации. Каждый документ, который представляет собой штатное расписание, должен быть помечен соответствующей штатной должностью, указывающей на то, какой работник обладает определенной должностью и какую заработную плату он получает.
Если организация утратила документы о штатной расстановке или изменилась структура или деятельность организации, то штатное расписание может быть изменено или заменено новым, отражающим текущую ситуацию. При этом предыдущее расписание должно быть сохранено и передано в архив.
Срок хранения штатного расписания в Украине определяется законодательством. Обычно это 5 лет с момента утраты силы документа.
Организации должны быть готовы предоставить штатное расписание налоговым органам и другим контролирующим органам при их требовании. Также работодатель должен быть готов предоставить расписание сотрудникам при необходимости.
Юристы готовы помочь
