Архивная обработка документов: что собой представляет, для чего нужна, преимущества услуги

Законодательством РФ предусмотрено, что дела любой компании обязаны сохраняться в архиве на протяжении определенного периода. Для бухгалтерской документации этот срок равен пять лет, а для кадрового отдела действует бессрочный порядок – документы нужно сохранять вплоть до прекращения деятельности организации. Все это несет в себе определенные трудности, которые руководство компании решает посредством архивной обработки. Она позволяет систематизировать, обеспечить удобную и понятную работу с бумажными носителями в любой фирме или организации. Заказать архивную обработку документов можно в специализированных компаниях, которые профессионально подходят к данному вопросу.

Для чего нужно выполнять архивную обработку

  • Исполнение требований законодательства РФ. Согласно отдельным нормативным актам, есть определенные правила хранения документов, которые легко соблюдать, если компания или организации применяет архивную обработку.
  • Снижение уровня рисков. За сохранность документации отвечают руководящие сотрудники компании. Несоблюдение требований законодательства грозит штрафами, гражданской и уголовной ответственностью. Архивная обработка документов позволяет практически полностью убрать риски, связанные с утерей.
  • Значительное сокращение расходов. Благодаря данной услуге, можно понять, какие бумаги нуждаются в уничтожении, что снизит затраты на их хранение.
  • Для полного контроля деятельности. Архивная обработка поможет составить максимально четкое представление о работе компании, что позволит принимать обоснованные решения, которые будут положительно влиять на развитие бизнеса.

Какие операции входят в комплекс мероприятий архивации

Каждый клиент может заказать только те услуги, которые ему действительно необходимы. Архивная обработка документов может состоять из следующих операций: проведение подготовительных работ, экспресс-аудит корпоративного архива, комплексная обработка и систематизация документов (включая тех, в которых присутствует государственная тайна), отбор и подготовка бумаг для последующего уничтожения, переплетные работы, передача документации на государственное хранение.

Можно проводить все работы силами своих сотрудников, но это не гарантирует их качество, поэтому любая компания или организация должна обращаться за подобной услугой к профессионалам.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
eMarket Help