Журнал учета трудовых книжек предназначен для фиксирования в нем данных о трудовых книжках сотрудников. После того как работодатель принял на работу нового сотрудника, он оставляет у себя трудовую книжку нового работника. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал. В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись учет не ведется , и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
Кто и как должен вести журнал учета трудовых книжек
Содержание статьи
Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. как правило, сотрудник отдела кадров и или бухгалтер.
- 1 – порядковый номер записи; книжки регистрируются отдельно от вкладышей, последовательно;
- 2, 3 и 4 предназначаются для даты (арабскими цифрами);
- фамилия, имя и отчество работника вносится в пятую графу журнала;
- шестая колонка отводится для серийного номера.
Эта обязанность работодателя закреплена законом в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225 , а так же типовой инструкцией по делопроизводству 536 от 8 ноября 2005 года. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании.
Журнал учета трудовых книжек — инструкция и образец
Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек — образец заполнения
Содержит сумму, переданную сотрудником в счёт оплаты за новый бланк, заполненный на него.
Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.
Книга учета движения трудовых книжек 2024 | Скачать образец
Заполнение книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них
У журнала лучше предусмотреть твёрдую обложку, способную выдержать весь период её ведения не год, как для большинства реестров, а до момента заполнения всех листов и предусмотренный срок хранения Книги до 75 лет. при отправке трудовой книжки почтой дату отправки.
- принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие;
- оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;
- оформление дубликатов трудовых;
- выдача вкладышей;
- возврат под роспись книжки при увольнении.
Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ п. в 10 графе расписывается ответственный за регистрацию;.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Образец титульного листа
Пломба представляет собой голограмму с уникальным номером 8 цифр.
Эти требования актуальны для всех предприятий, независимо от форм собственности.
Ошибка № 2. В книгу вносят только данные по трудовым, предоставленным кадровику. Это неверный подход, так как содержание учетной книги предполагает внесение в нее абсолютно любой информации, в частности и по тем вновь прибывшим, для кого Ваша компания является первым местом работы и Вы им впервые заводите трудовую и делаете в ней запись. Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ п. Вся информация об этой книжке вносится в специальный журнал.
Графы для заполнения книги учета трудовых
Особое внимание стоит обратить на то, чтобы данные были идентичны документу, удостоверяющему личность, например, если Фёдор записано в паспорте с буквой Ё , в Книге имя этого сотрудника тоже надо отразить через Ё. вкладыши к трудовым, выданным людям в период труда в Вашей фирме.
- 1 – Порядковый номер.
- 2, 3, 4 – Дата принятия сотрудника, дата внесения записи в трудовую книжку. Обычно, заполняется в формате: число (2 граф), месяц (3 граф), год (4 граф).
- 5 – ФИО работника.
- 6 – Серия и номер трудовой книжки.
- 7 – Должность работника.
- 8 – Название организации и отдела, в которое зачислен сотрудник.
- 9 – Число выхода распоряжения (плюс номер распоряжения) о зачислении.
- 10 – Подпись лица (или руководителя организации), которое отвечает за трудовые книжки, и их хранение.
- 11 – Сумма, заплаченная работником за заполнение трудовой книжки.
- 12 – Число возврата трудовой книжки сотруднику, который был уволен (либо уволился) с организации.
- 13 – Подпись сотрудника, подтверждающая получение трудовой книжки.
В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись учет не ведется , и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками. При регистрации такого документа ставится прочерк.
Содержание граф журнала регистрации трудовых книжек
Ответственность за несоблюдение правил учета
Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых.
Если она отсутствует, работодателю могут выписать штраф в сумме до 70000 рублей статья 5.
Книгу учета движения трудовых книжек необходимо опломбировать. Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Сделать это можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку или изготовить ее самостоятельно из бумаги достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Журнал учета должен быть опечатан сургучной либо пленочной печатью, в соответствии с ГОСТом.
Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек
В случае если она заполнялась неофициальным образом, то ответственное лицо должно на последней странице указать следующую надпись учет не ведется , и начать оформлять новую книгу в соответствии с официальными установками. Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
- Получение от принятого работника его трудовой;
- Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
- Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
- Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
- Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них далее Книга , которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате. оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые;.
Правила ведения и исправления ошибочных записей
Титульный лист и бланки заполнения
Вопрос 2 Кто обязан вести и заполнять книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.
как правило, сотрудник отдела кадров и или бухгалтер.
Все последующие вплоть до четвертой заполняются календарными числами приема на должность людей, число заполнения самой трудовой и ее вкладыша. Не бойтесь, что указанные числа не совпадут и это в принципе редко случается по таким причинам: Как уже упоминалось в предыдущем заголовке, книга ведется в обязательном порядке и если же Вы ее не ведете или заполняете некорректно, то на компанию или ИП налагается админштраф в рамках нарушение требований ТК РФ п. В настоящий момент требования учета, форма заполнения не изменились.
Особенности заполнения книги учета трудовых
41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов. Все листы должны быть прошнурованы и подписаны собственноручно руководителем компании.
- проставляется подпись сотрудника, получающего на руки трудовую книжку;
- заполняются реквизиты уведомления, направленного работнику, если уволенный не явился за трудовой в кадровую службу компании;
- указывается дата почтового отправления (передачи в курьерскую службу), если трудовая книжка была отправлена через почту (иную организацию, занимающуюся доставкой документации)
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них далее Книга , которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате. Обратите внимание расписаться на обороте книги должен руководитель организации ИП.
Требования к хранению и оформлению журнала
Последняя страница
Помимо этого, существуют общие правила оформления.
Первым из них является лист, следующий сразу после обложки.
