Как заполнить в книге учета наличных денег возврат денег

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4).02-11-2010

Журнал кассира-операциониста является первичным учетным документом по бухгалтерскому учету денежных средств (в нем фиксируются данные о поступившей выручке). В данной статье мы расскажем, как заполнять журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Перед началом работы журнал кассира-операциониста необходимо зарегистрировать в налоговой инспекции. Для этого пронумеруйте каждую страницу журнала и прошнуруйте его. На последней странице сделайте запись: «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью __ листов», заверив ее подписями руководителя и главного бухгалтера.

В журнале кассира-операциониста отражаются только те поступления денег, которые прошли через кассовый аппарат. В журнал записываются показания счетчиков ККТ на начало и окончание рабочего дня (Z-отчет). Разница между этими показателями и является дневной выручкой.

Основанием для внесения записи в этот журнал является Z-отчет, снимать который нужно после окончания рабочего дня (смены).

Новый журнал кассира-операциониста нужно оформлять только при полном заполнении старого, но если старый журнал сильно износился или был поврежден, то можно завести новый.

Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Обратим подробное внимание, как оформляется возврат денежных средств покупателям, а также оприходуются чеки, ошибочно пробитые кассиром (на неправильные суммы).

  • 1) Покупатель должен обязательно предоставить чек.
  • 2) Чек должен быть за текущую смену и Z-отчет еще не должен быть снят или запись в журнале кассира-операциониста еще не сделана.
  • 3) Никакие чеки возврата или тому подобное на кассе не пробивается!
  • 4) Чек прикладывается к акту по форме КМ-3. Акт по форме КМ-3 представляет собой документ, в котором Вы должны будете указать номера и суммы чеков, по которым были возвращены денежные средства покупателям или которые были ошибочно пробиты кассиром. Акт составляется в одном экземпляре, к нему прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат, подписывается кассиром, членами комиссии и сдается на хранение в бухгалтерию. Подписи налогового инспектора или мастера ЦТО на форме КМ-3 не требуются.
    Скачать Форму КМ-3 (Акт о возврате денежных средств покупателям (клиентам) по неиспользованным чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам).

В случае, если кассир случайно пробил чек не на ту сумму, то чек откладывается для оформления формы КМ-3, а покупателю пробивается новый чек. Ошибочные чеки не терять! Если в чеке пробивалось несколько покупок, но одна из них неправильная и чек уже пробит, то его нужно отложить в сторону для оформления формы КМ-3 на весь чек, а покупателю пробить новый чек.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов.

Итак, Вы закончили смену и сняли Z-отчет.

Переходим к заполнению журнала.

Графа 1: Дата (смена)
Записывается дата смены, которая указана в Z-отчете.

Графа 2: Номер отдела (секции)
Записывается номер отдела (данная запись делается, если есть разбивка на отделы или секции). Практически, никогда не заполняется, чтобы не вносить путаницу в цифры.

Графа 3: Фамилия, Имя, отчество кассира.
Записывается ФИО кассира. Если кассир один и тот же, то можно записать один раз верхней части листа, а дальше, до окончания листа, ставить —-//—-.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены).
Записывается порядковый номер Z- отчета (его можно прочитать на самом Z-отчете).

Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т. к. она не несет никакого финансового и налогового смысла. Мы рекомендуем не заполнять ее.

Графа 6: Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Указывается необнуляемый итог на конец предыдущей смены (информацию для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за предыдущий день). Эта сумма должна совпадать с суммой, указанной в Графе 9 за предыдущую смену.

Графа 7: Подпись кассира.
Тут все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 8: Подпись администратора.
Тут тоже все ясно. Обязательно за каждую смену.

Графа 9: Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.
Записывается необнуляемый итог на конец смены (данные для занесения в эту графу надо смотреть на Z-отчете за текущую смену).

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.

Графа 11: Сдано наличными, руб. коп.
Записывается сумма, фактически сданных наличных денежных средств в главную кассу организации в конце смены. Если не было оплат по кредитным карточкам и не было возврата покупателям или ошибочно пробитых чеков, но значение Графы 11 = Графе 10 В общем случае, значение Графы 11 вычисляется по формуле:
Графа 11 = Графа 10 – Графа 13 – Графа 15

Графа 12: Оплачено по документам, количество.
Отражается количество розничных продаж по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т. д.), т. е не за наличные деньги. Хотим отметить, что отгрузки организациям по счетам, оплаченным по безналичному расчету не относятся к розничной торговле и не отражаются в журнале кассира-операциониста.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма, руб. коп.
Записывается пробитая сумма по платежным документам (по кредитным картам, чеками и т. д.), указанным в Графе 12.

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15

Графа 15: Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.
Отражается сумма, возвращенная покупателям или ошибочно пробитая кассиром в течение смены и обязательно оформленная актом по форме КМ-3.
ВНИМАНИЕ!Кассовый чек на возврат не пробивается. Вернуть покупателям деньги можно только по кассовым чекам, пробитым за текущую смену и предоставленным покупателем. В противном случае возврат оформляется через главную кассу предприятия через Расходный кассовый ордер.

Графа 16: Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 17: Подпись на конец рабочего дня (смены) администратора.
Обязательно подписывать на каждую смену.

Графа 18: Подпись на конец рабочего дня (смены) руководителя.
Обязательно подписывать на каждую смену. Допускается подписывать Графу 17 и Графу 18 одной подписью.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста для приведенного ниже случая:

19.11.2010:кассовый аппарат зарегистрирован в налоговой инспекции и установлен на торговой точке.

20.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0002. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 13550-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13551-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было.

21.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

22.11.2010: Торговли не было. Чеки не пробивались. Z-отчет не снимается. Записи в журнале кассира-операциониста не делаются.

23.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0003. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 200-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 13751-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было, по кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

24.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0004. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 20516-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 34267-11.

Во время смены покупателем был возвращен товар, купленный в эту смену, сумма чека составила 5154,00. По кредитным картам оплаты не было. Кассир не изменился.

25.11.2010: была закрыта смена, снят Z-отчет № 0005. Сумма выручки согласно Z-отчету составила 3000-00. Сумма накопительного (необнуляемого) итога составила 37267-11.

За время смены покупателями товар не возвращался, ошибочных чеков не было. Была произведена одна оплата кредитной картой на сумму 500 рублей. Кассир не изменился.

Как заполнить в книге учета наличных денег возврат денег

Оформляем возврат аванса на УСН

В состав выручки от реализации «упрощенцы включают суммы предоплаты (авансы), полученные в счет предстоящей поставки товаров. Ведь при учете доходов они должны руководствоваться в том числе и статьей 251 Налогового кодекса 2. Полученную предоплату в налоговую базу могут не включать только фирмы, которые применяют метод начисления 3. Поэтому суммы полученных авансов «упрощенцы включают в доходы на дату их получения 4. 28 февраля «упрощенец»-испол¬нитель (фирма «Омега») заключил с заказчиком (фирма «Альфа») договор оказания услуг на условиях 100 процентной предоплаты.
1 марта компания «Омега получила от фирмы «Альфа аванс по этому договору в размере 50 000 руб. Он был признан доходом и учтен в налоговой базе за отчетный период (I квартал). Однако 11 марта фирма «Омега вернула сумму предоплаты заказчику в связи с расторжением договора по соглашению сторон.
В графе 4 раздела I книги учета доходов и расходов компания «Омега», руководствуясь пп. 2.1—2.11 Порядка заполнения раздела I «Доходы и расходы», на дату возврата предоплаты отразит сумму возвращенного аванса со знаком минус 10. Так как получение и возврат предоплаты произведены в одном отчетном периоде, на сумму авансового платежа по налогу эти операции не повлияют 11.
Таким образом, налог с полученного аванса в бюджет фактически не уплачивают. При возврате фирмой-«упрощенцем сумм, ранее полученных в счет предоплаты поставки товаров, на сумму возврата уменьшают доходы того налогового (отчетного) периода, в котором был произведен возврат (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

На дату возврата аванса в графе 4 раздела I книги учета доходов и расходов указанную сумму показывают со знаком минус. В этом случае обязанности по представлению уточненной декларации за предыдущий период не возникает. При возврате ранее полученного аванса «упрощенец уменьшает на его сумму доходы того налогового (отчетного) периода, в котором такой возврат произведен 5.
Данное правило действует с 1 января 2008 года 6.
Напомним, что до 2008 года Минфин России требовал от «упрощенцев уточнения базы того налогового периода, в котором предоплата была получена продавцом 7.
Таким образом, фирма также вправе при определении базы по «упрощенному налогу произвести корректировку полученных доходов в книге учета доходов и расходов8 на день списания денежных средств со счета в банке или уменьшения своих доходов иным способом. При этом возврат денег должен быть подтвержден первичными документами, которые позволяют определить факт, основание и размер суммы 9.
Необходимо иметь следующие документы:Воспользуемся условиями предыдущего примера. Но теперь возврат предоплаты по договору фирма «Омега произвела заказчику в следующем отчетном периоде — 16 мая. В книге учета доходов и расходов будут сделаны следующие записи (см. с. 90).
Если фирма «Омега получила аванс в феврале, а в мае его возвращает, то доходы за май будут уменьшены на сумму возврата этого аванса. При этом пересчитывать налоговую базу за I квартал не нужно 12.
Так как получение и возврат аванса происходят в разных кварталах, компании нужно заплатить в бюджет авансовый платеж по налогу, исчисленный с суммы предоплаты. Включенную в авансовый платеж по налогу сумму предоплаты в дальнейшем можно будет компенсировать, уменьшив на нее полученные доходы. Сделать это нужно в квартале, когда эта предоплата была возвращена. Трудности могут возникнуть в ситуации, когда в периоде возврата предоплаты не было доходов либо они оказались меньше возвращаемой суммы. Ведь тогда база по «упрощенному налогу принимает отрицательное значение.

Данный факт скорее всего не понравится налоговикам. Однако здесь можно привести в пример постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 9 сентября 2011 года № А53-24985/2010. По этому делу арбитры решили, что законодательством не установлен запрет на подачу «упрощенцем налоговой декларации с данными о возврате из бюджета сумм налога в случае, если сумма предоплаты, полученной в предыдущем налоговом периоде и возвращенной в текущем, превысила сумму полученных в текущем налоговом периоде доходов.

Как заполнить в книге учета наличных денег возврат денег

Во-первых, прием и выдача денежных средств из кассы производится на основании первичных учетных документов. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма ОКУД 0310001) и расходными ордерами (форма ОКУД 0310002) (п. 4.1 Указаний ЦБ РФ № 3210-У). В этом же пункте сказано, что индивидуальные предприниматели, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и(или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформлять. Это означает, что ИП, применяющий УСН, вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера.

Получая в кассу деньги, необходимо помнить, что выдавать их можно только на определенные цели. Обычно организация получает деньги в кассу из банка, а также в виде наличной выручки от реализации товаров (работ, услуг). Если деньги получены из банка, то использовать их организация должна на те цели, которые указаны в чеке на получение. А вот использовать наличную выручку организация может только на те цели, которые разрешены Центральным банком РФ в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

В своих Указаниях Центральный банк РФ приводит перечень целей, на которые организация вправе расходовать наличную выручку. Так как перечень целей претерпел некоторые изменения, приведем сравнение в виде таблицы:При изъятии средств из кассы коммерсанту нужно оформить расходный кассовый ордер на себя. Формулировка может быть такой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Поскольку это автомобиль не для бизнеса, отчитываться об истраченных суммах предпринимателю А. В. Леонову не нужно. В налоговом учете при УСН стоимость автомобиля также не отражается.

Соблюдение кассовой дисциплины обязательно для всех организаций, независимо от формы собственности или режима налогообложения. Для «упрощенцев такие требования установлены п. 4 ст. 346.11 НК РФ.

Порядок ведения кассовых операций установлен Указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (далее – Указания ЦБ РФ № 3210-У). Ранее помимо заработной платы, стипендий и командировочных указывались «иные выплаты работникам», что приводило к спорам с проверяющими. В настоящее время все эти разночтения исключены.

Итак, для организаций, применяющих УСН, Центральным банком РФ не установлено никаких исключений или дополнений, поэтому они должны тратить наличные деньги из кассы на цели, перечисленные в п. 2 Указаний ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У. При этом разрешено не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальным предпринимателям и субъектам малого предпринимательства, т. е. в кассе может храниться неограниченное количество денежных средств (абз. 10 п. 2 Указаний ЦБ РФ № 3210-У).

Таким образом, организация, применяющая УСН, вправе не устанавливать лимит остатка денег в кассе при условии, что она является малым предприятием (численностью не более 100 человек и с выручкой не более 400 млн руб. в год).

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4)

Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм.

Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так.

Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31. Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков. Графа 5: Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.
По поводу этой графы очень много разногласий. Кто-то рекомендует записывать количество продаж за смену, кто-то — порядковый номер Z- отчета (как в графе 4), кто-то считает, что это техническая графа. Рекомендуем не заполнять вообще. Налоговики, как правило, не обращают на нее внимание, т. к. она не несет никакого финансового и налогового смысла.

Мы рекомендуем не заполнять ее.

Как заполнять журнал кассира-операциониста (Форма КМ-4)

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.
Заносится выручка за день, пробитая по ККМ (данная сумма так же будет напечатана на Z-отчете.) Сумма в Графе 10 также может быть подсчитана по формуле:
Графа 10 = Графа 9 – Графа 6
ВАЖНО! Обязательно проверьте, что значение, полученное по формуле совпадает со значением по Z-отчету. Если не совпадает, то Вы допустили ошибку, либо что-то не так. Обязательно разберитесь в проблеме, либо свяжитесь со специалистами ЦТО по телефону (495) 368-76-31.

Они проведут необходимую проверку правильности показаний счетчиков.Графа 14: Сдано всего, руб. коп.
Отражается общая сумма денежных средств (как наличных, так и по кредитным картам) сданных в главную кассу за смену. Если не было ошибочно пробитых чеков и возврата денежных средств покупателям, то Графа 14 = Графа 10. Если есть ошибочно пробитые чеки или возвраты денежных средств покупателям (но только за текущую смену и оформленные Актом по форме КМ-3), то
Графа 14 = Графа 10 – Графа 15Если при заполнении журнала кассира-операциониста была допущена ошибка, то при ее исправлении необходимо соблюдать определенные правила. При исправлении нельзя пользоваться корректирующей жидкостью, так же как и указывать правильные данные поверх старых. Исправления вносятся так: неправильная запись зачеркивается одной чертой, рядом делается отметка «исправлено» с указанием правильных сумм. Внесенные правки заверяются подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера.

Теперь остановимся подробнее на заполнении самого журнала кассира-операциониста.
Обращаем внимание на тот факт, что при заполнении журнала кассира-операциониста мы придерживаемся правила: «чем проще для налоговой, тем лучше». Не претендуем на то, что это абсолютно правильно, но, как показала практика, это решает много проблем как при проведении проверок, так и при снятии ККМ с учета. Заполнение журнала кассира-операциониста производится только на основании Z-отчетов. Как заполнить в книге учета наличных денег возврат денег


Прочитайте другие статьи о возврате товаров:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
eMarket Help