Какие документы нужно оформлять при возврате денег покупателю

Какие документы нужно оформить при возврате денег покупателю

Вопрос-ответ по теме

Вопрос Покупатель заплатил за медосмотр полностью, прошел только двух врачей, а остальных проходить не стал и требует вернуть ему деньги, чека у него нет ни кассового , ни товарного он их потерял. Как мы должны поступить, чтобы было все по закону и без скандала?

Ответ

Покупателю необходимо написать заявление на возврат денег, предъявить паспорт или документ, удостоверяющий его личность. Возврат денег осуществите через основную кассу организации. Обязанность вернуть покупателю деньги за невостребованную услугу, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег не по кассовому чеку, а по иному документу (лист прохождения врачей).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Ситуация: Какие документы нужно оформить при возврате товара покупателем. Гражданин-покупатель оплатил товар наличными

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда покупатель возвращает товар: в день покупки или позже.

Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов*:

  • кассового чека;
  • товарного чека;
  • иного документа, подтверждающего оплату.

В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки товара у продавца.

Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что товар был приобретен у данного продавца, организация должна будет выполнить его требования (о замене товара или возврате денег)*.

Такой порядок следует из статьи 493 Гражданского кодекса РФ и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1.

Если покупатель возвращает товар не в день покупки, а позже, то выплату денег покупателю произведите следующим образом.

Потребуйте от покупателя*:

Деньги в этом случае выдаются не из операционной, а из главной кассы. Это объясняется тем, что выручка от продажи данного товара уже была отражена в кассовой книге (и в бухучете). При оформлении расходного кассового ордера укажите в нем данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность покупателя. При выдаче денег из главной кассы старший кассир (кассир):

Такой порядок установлен пунктом 6.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Внимание: за нарушение правил оформления возврата товара организация несет административную ответственность.

Нарушение правил оформления возврата товара влечет штраф за неоприходование денежной наличности в размере:

  • от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
  • от 40 000 до 50 000 руб. – для организации (ст. 15.1 Ко АП РФ).

Неправильно оформленные возвраты в день покупки – это главным образом возвраты без кассового чека. В этом случае деньги, выданные клиенту из операционной кассы, налоговая служба квалифицирует как неоприходованную выручку (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931). Однако некоторые суды придерживаются мнения, что оформление возврата товара в день покупки не по кассовому чеку (а по товарному или, например, гарантийному талону) не является нарушением, предусмотренным статьей 15.1Кодекса РФ об административных правонарушениях (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 июля 2007 г. № А56-51595/2006, от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, Восточно-Сибирского округа от 13 августа 2007 г. № А33-6945/07-Ф02-5130/07). Это связано с тем, что обязанность вернуть покупателю деньги за товар, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег в день покупки не по кассовому чеку, а по иному документу*.

Основное нарушение при возвратах не в день покупки – выдача денег из операционной кассы. В таких ситуациях организация ошибочно уменьшает выручку в журнале кассира-операциониста вместо того, чтобы выписать расходный кассовый ордер (см., например, постановление Верховного суда РФ от 28 января 2011 г. № 5-АД11-1).

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Как оформить возврат клиентам денежные средства за ранее приобретенные туристические услуги

Как оформить возврат клиентам денежные средства за ранее приобретенные туристические услуги Организация возвращает клиентам денежные средства за ранее приобретенные туристические услуги (собственные турпродукты и других туроператоров), приобретенные за наличный расчет либо по банковской карте в кассе обособленного подразделения. Возврат производится не в день покупки.

Какие документы при этом должны оформляться (заявление на возврат, акт по форме N КМ-3 о возврате денежных сумм покупателем по неиспользованным кассовым чекам, фискальный чек)?

Оплата произведена наличными денежными средствами

Порядок возврата денег покупателю не в день покупки регламентируется п. п. 4.1-4.3 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее — Положение N 373-П).

Как разъясняют налоговые органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 01.10.2007 N 18-11/3/092847@, от 30.07.2007 N 34-25/072141, от 03.11.2006 N 22-12/97729), возврат денег покупателю не в день покупки производится только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт или документ, его заменяющий). Для возврата денег покупателю из главной кассы предприятия составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Дополнительно к заявлению прикладывается кассовый чек, подтверждающий произведенную оплату.

На основании данного расходного кассового ордера кассир осуществляет запись в кассовую книгу ( п. 5.2 Положения N 373-П).

При этом под главной кассой следует понимать изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег (письмо УМНС России по г. Москве от 20.08.2002 N 29-12/38238).

Между тем в соответствии с п. п. 1.2, 1.3, 5.1, 5.6 Положения N 373-П обособленные подразделения предприятий вправе иметь лимит остатка наличных денег и вести кассовые книги и, соответственно, осуществлять возврат денежных средств покупателям за возвращаемый ими не в день покупки товар из кассы обособленного подразделения (с оформлением расходных ордеров и иных предусмотренных действующими нормативно-правовыми актами документов) ( постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 31.05.2012 N 09АП-9846/12).

Таким образом, полагаем, что возврат денежных средств по расходному кассовому ордеру может производиться как из кассы организации, так и ее обособленного подразделения, ведущего кассовую книгу.

Обращаем Ваше внимание, что выплата за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги может производиться из полученной организацией выручки (без зачисления ее на расчетный счет) ( п. 2 Указания ЦБР от 20.06.2007 N 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»).

В рассматриваемой ситуации акт по форме N КМ-3 не составляется, т. к. он применяется для оформления возврата денежных сумм клиентам по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам и оформляется только при возврате в день покупки.

Оплата произведена банковской картой

Особенности осуществления операций с платежными картами установлены Положением Банка России от 24.12.2004 N 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее — Положение). Ни Положением, ни иными нормативно-правовыми актами порядок документального оформления возврата денежных средств в безналичной форме не установлен.

Как указано в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 N 29-12/44313 (п. 4), от 13.09.2000 N 30-08/1/43844, при возвращении покупателем товара, оплаченного в безналичной форме, независимо от дня осуществления покупки возврат денежных средств осуществляется безналичным путем на карту держателя при предъявлении кассового чека и кредитной (платежной карты) карты.

Основанием для проведения этой операции является квитанция возврата (смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 15.09.2008 N 22-12/087134).

Нам не удалось обнаружить ни форму квитанции, ни порядок ее утверждения. Единственное упоминание о квитанции возврата содержалось в Положении ЦБР от 09.04.1998 N 23-П «О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием» (утратило силу), в котором было сказано, что квитанция возврата — документ, являющийся основанием для возврата денег на счет клиента.

На наш взгляд, о необходимости применения данной формы документа следует уточнить у обслуживающего организацию банка-эквайрера (п. 1.9 Положения).

При возврате покупателем товара не в день покупки денежные средства возвращаются в соответствии с заключенным договором эквайринга (договором между кредитной организацией и предприятием торговли (услуг) по операциям, совершаемым с использованием банковских карт) (п. 4 письма УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 N 29-12/44313, п. 1 письма УМНС России по г. Москве от 02.11.2001 N 30-12/50836).

Также полагаем, что одним из документов, подтверждающих возврат денежных средств клиенту, может служить выписка банка.

При этом считаем, что для возврата безналичных денежных средств также необходимо письменное заявление покупателя.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гусихин Дмитрий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

30 августа 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Какие документы нужно оформлять при возврате денег покупателю

Применение онлайн-ККТ: как оформить возврат денег покупателю

Напомним, что по прежним правилам кассир пробивал «возвратный чек только при условии, что клиент приобрел и вернул товар в один и тот же день. Если же покупка и возврат приходились на разные дни, продавец выдавал деньги не из денежного ящика ККТ, а через главную кассу организации или ИП (о различиях между кассой и кассовой техникой см. вопрос № 6 в статье «Применение онлайн-касс: эксперты ответили на самые популярные вопросы»). Соответственно, вместо чека он выписывал клиенту расходный кассовый ордер. Обратите внимание: в действующей редакции Закона о ККТ нет оговорки относительно того, что онлайн-кассу следует применять лишь в ситуации, когда деньги возвращаются в день покупки. На наш взгляд это означает, что пробивать «возвратный чек необходимо, даже если покупатель вернул товар на следующий день или позже.

Также это означает, что даже на следующий день и позже продавец может вернуть деньги из денежного ящика онлайн-кассы. При применении онлайн-кассы заполнять акт по форме КМ-3 не требуется. Дело в том, что данная форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, а этот документ не относится к законодательству о применении контрольно-кассовой техники.

По этой причине чиновники разрешили отказаться от использования бланков, утвержденных указанным постановлением, в том числе от формы КМ-3 (см., например, вышеупомянутое письмо Минфина России № 03-01-15/28914). Не исключено, что в ближайшее время будет разработана новая форма акта о возврате, предназначенная специально для пользователей онлайн-касс. Такой вывод следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (далее — Закон о ККТ). В нем дано определение понятию «расчеты». Это не только прием, но и выплата денежных средств за реализованные товары, выполненные работы и оказанные услуги.

А поскольку онлайн-кассы применяются при расчетах (п. 1 ст. 1.2 Закона о ККТ), значит, их нужно использовать, в том числе, и при выдаче денег клиентам. В частности, при возврате им денег за ранее приобретенный товар.

Это подтвердил Минфин России в письме от 12.05.17 № 03-01-15/28914 (см. «При возврате денежных средств покупателю продавец обязан применять ККТ»).

Как оформить возврат от покупателя

Как правильно оформить возврат товара от покупателя в данном случае? Необходимо заполнить накладную, например, по форме ТОРГ-13. В этом случае в графе «Отправитель указываются данные покупателя, а в графе «Получатель — данные организации-продавца. Документ составляется в двух экземплярах.

Его подписывают продавец и покупатель. Для продавца накладная является основанием для корректировочных записей, а для покупателя — для возврата денег (или для обмена товара на аналогичный, если производится обмен). Бланк ТОРГ-13 вы можете бесплатно скачать на нашем сайте. Право покупателя на возврат товара регламентировано сразу двумя российскими законами: «О защите прав потребителей (статья 25) и Гражданским кодексом (статья 502).

Мало кто знает, что в этих документах в первую очередь говорится не о возврате, а об обмене товара на тот, который подошел бы покупателю. Только в том случае, если в магазине нет в наличии аналогичного товара другого цвета, фасона, габаритов или комплектации, продавец обязан вернуть деньги. При этом, по взаимной договоренности, обмен может быть предусмотрен и позже, когда подходящий товар появится в продаже. Если такая договоренность достигнута, продавец должен незамедлительно сообщить покупателю о появлении подходящего товара.

Возврат денежных средств покупателю по безналичному расчету становится обязательным, если сама покупка была оплачена картой. Деньги должны быть возвращены только на карту. Об этом говорится в п. 3 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.09 № 34-ОР: «Продавец. не вправе расходовать поступившие в его кассу наличные деньги на выплату покупателю за возвращенный товар, приобретенный ранее в безналичном порядке». Если товар чем-то не устроит покупателя, он вправе обменять или вернуть его в магазин в течение 14 дней, не считая дня покупки. И практически все покупатели об этом прекрасно знают — законодательство очень хорошо защищает их в такой ситуации.

А вот в нюансах документального оформления возврата товара посетителям магазинов разбираться не обязательно — это забота продавцов. И отвечать, если что-то не так, тоже им. В нашем материале мы расскажем, как оформить возврат от покупателя, во всех деталях, которые нужно знать предпринимателям в сфере розницы и дистанционной торговли, а также кассирам и продавцам.

Документальное оформление возврата по онлайн-кассе

При этом, нужно иметь в виду, что для заполнения такого ордера магазину придется обязательно указывать персональные данные покупателей. Кроме того, РКО должен быть подписан. Данные покупателя, конечно, будут в заявлении на возврат, а подписать РКО его можно попросить вместе с заявлением (но тут уже возникает неоднозначная трактовка по части законности процедуры, и если есть сомнения — придется просить покупателя еще раз зайти не ранее следующего дня для подписи РКО). Так или иначе, это дополнительная бумажная работа, которая по законодательству не требуется и, к тому же, может не лучшим образом сказаться на отношении покупателей. Главное при формировании такого чека — выбрать в кассовой программе правильное значение реквизита «признак расчета».

Конкретно при возврате товара он может быть представлен в единственном правильном варианте — как «возврат прихода». Другой очень похожий реквизит — «расход», применим, только если магазин что-то сам приобретает у покупателя (например, выращенные им овощи в целях перепродажи).

  1. В случае возврата некачественного изделия:
  • СТОРНО ДТ 62, КТ 90 (субсчет «Выручка») — отражается уменьшение выручки по причине необходимости возврата некачественного товара;
  • СТОРНО ДТ 90 (субсчет «Себестоимость») КТ 41 — отражается уменьшение себестоимости некачественного товара;
  • СТОРНО ДТ 90 (субсчет «НДС») КТ 68 — аннулируется НДС с некачественного товара;
  • ДТ 62 КТ 50 или 51 (отражается факт перечисления денежных средств покупателю — наличными по кредиту счета 50, на карту — по кредиту счета 51).
  1. В случае возврата качественного товара (в этом случае причиной возврата могут быть не подходящие для покупателя характеристики — цвет, размер):
  • ДТ 41 КТ 62 — товар ставится обратно на баланс магазина;
  • ДТ 62 КТ 50 (51) — отражается выплата денежных средств за товар — наличными, на карту
  • СТОРНО ДТ 62 КТ 90.1 — показывается аннулирование выручки за товар.
  1. Распечатать на онлайн-кассе отчет о состоянии счетчиков и отчет о закрытии смены (практически всегда они формируются одновременно).
  1. Выписать из отчета о состоянии счетчиков суммы, соответствующие тем, что были возвращены покупателям — причем, только те суммы, что выплачивались наличными (эквайринг, как мы уже знаем, в расчет не берется).
  1. При заполнении ПКО — на суммы, соответствующие приходу (опять же, только наличными), уменьшить их на суммы возврата, выписанные из отчета на предыдущем этапе.
  1. Заполнить на основании ПКО (и РКО по прочим операциям, если они были) Кассовую книгу, сдать ее в бухгалтерию.

Как оформить возврат товара от покупателя

  • Изменение стоимости товара могут привести к разногласиям в определении суммы, которую необходимо вернуть, но проблема в том, что покупатель имеет право на компенсацию расхождения стоимости возвращаемого товара. То есть, если товар упал в цене, продавец возвращает уплаченную сумму согласно чеку. Если товар подорожал, то покупатель имеет право настаивать и даже получить на руки стоимость товара в данный момент времени.
  • При приобретении товара ненадлежащего качества в кредит продавец обязан выплатить не только сумму покупки, но и произвести компенсацию кредитных затрат – стоимость оформления займа, процентную ставку.

В ряде случаев возможен возврат покупателем изделия в магазин. Причиной этому может быть производственный брак, неподходящая комплектация или размер и проч. Продавцу необходимо знать не только закон, согласно которому лицо имеет право вернуть в магазин вещь, но и то, какие вещи можно возвращать, какие нет и как правильно оформить операцию, чтобы в дальнейшем избежать проблем с законом.

  1. Шапка, которая располагается справка, куда входит:
  • название организации-продавца;
  • юридический адрес;
  • данные лица, на имя которого пишется заявление, то есть Ф. И. О. руководителя организации, но только в том случае, если они известны.
  • данные заявителя: Ф. И. О., контактные данные.
  1. Название документа посередине – Заявление.
  2. Основной текст, куда входит указание следующих фактов:
  • дата и место приобретение товара, его название;
  • характеристики покупки;
  • указание на неисправность и причину возврата;
  • ссылка на закон, согласно которому возможен обмен или возврат.
  1. Дата составления и подпись.
  1. Для начала необходимо попросить покупателя предъявить пакет документов:
  • заявление на возврат или обмен товара;
  • паспорт;
  • кассовый чек.
  1. Стоит помнить, что закон предусматривает возможность возврата и без чека. В таком случае, покупателю необходимо предъявить свидетелей покупки.
  2. Далее продавец заверяет одну копию заявления, делая на ней пометку о дате принятия заявления, и отдает его покупателю. Второй экземпляр остается у него.
  3. Далее составляется акт возврата товара, который затем передается покупателю.
  4. На последнем этапе продавец возвращает покупателю средства или производит обмен товара.
  5. Происходит заполнение внутренней отчетности.

Документальное оформление возврата товаров

Если покупатель возвращает товар, который уже принят на учет, то, по мнению главного финансового ведомства, происходит обратная реализация. При этом никаких корректировок делать не нужно, покупатель просто начисляет НДС с обратной реализации и выставляет обычный счет-фактуру (Письмо Минфина РФ от 03.04.07 №03-07-09/3, решение ВАС РФ от 30.09.08 №11461/08). Корректировочный счет-фактуру продавец не выставляет. Гражданско-правовые отношения продавца и покупателя товаров регулируются Гражданским кодексом РФ (глава 30 «Купля–продажа»), Федеральным законом от 28.12.09 №381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации», Законом РФ от 07.02.92 №2300-1 «О защите прав потребителей», прочими федеральными законами, примыкающими к ним нормативными правовыми актами РФ, законами, а также нормативными правовыми актами субъектов Федерации.

Отсутствие у покупателя кассового или товарного чека не является основанием для отказа в приеме возвращенного товара (п. 5 ст. 18 Закона РФ «О защите прав потребителей»).

В то же время покупатель должен подтвердить, что он приобрел товар именно в этом магазине. Доказательствами могут служить товарные чеки, гарантийные талоны, другие аналогичные документы. Кроме того, доказать факт приобретения товара у данного продавца можно на основании свидетельских показаний (ст.

493 ГК РФ).
Покупатель, возвращая учтенные товары, обязан выставить продавцу счет-фактуру( п.3 ст. 168 НК РФ), после чего сразу же регистрирует его в книге продаж. Счет-фактуру от покупателя, выступающего теперь продавцом, поставщик (а ныне – покупатель) должен учесть в своей книге покупок.

После этого (ст. 171 и 172 НК РФ) продавец получает право вычесть налоги. Сделать это предлагается в периоде принятия продукции на учет.

Продавцу не отражает прибыль за возвращенный товар в регистрах налогового учета до перехода права собственности на него. Какие документы нужно оформлять при возврате денег покупателю


Прочитайте другие статьи о возврате товаров:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
eMarket Help