Если вам предстоит провести бизнес-конференцию или семинар, то вы наверняка хотите устроить мероприятие, которым будете гордиться. Но справиться с задачей без опыта вряд ли удастся: чтобы организация оказалась успешной, проще поручить дело ивент-агентствам. Но в любом случае вам потребуется контролировать процесс, поэтому вникайте в нюансы.
Каких ошибок избегать при организации деловых мероприятий
Чтобы мероприятие было результативным, избегайте распространенных ошибок:
- Если вы замените суть события обычными развлечениями, вам вряд ли удастся достичь поставленных целей. Некоторые организаторы считают, что главная задача деловых встреч — улучшение межличностных отношений между участниками, а по делу они «и так все знают». В результате собравшихся везут в дорогостоящую поездку за границу, туристическое агентство получает крупный заказ, участники развлекаются, но видение их бизнес-интересов не меняется. Итог? Потрачена ощутимая сумма денег, а принятие решений не ускоряется.
- Проведение мероприятия в слишком серьезном формате не пойдет на пользу. Ведь часто можно увидеть интересные по сути выступления, которые преподносятся излишне сухо. В результате слушатели устают и под разными предлогами покидают конференцию или деловую встречу.
- Непонимание, каким должен быть следующий этап взаимодействия, сводит на нет пользу мероприятий. Если вам удалось собрать аудиторию, предлагайте в финале подписки на рассылку, новые встречи, возможность связаться по различным каналам. Чем четче вы понимаете, зачем пригласили людей, тем лучше результат.
Учитывайте эти нюансы, и старания не пропадут даром.
На что еще обратить внимание
Перед тем как организовывать деловое мероприятие, убедитесь, что оно действительно нужно. От его проведения следует отказаться в ряде случаев:
- у вас нет времени на подготовку или не хватает средств, чтобы заплатить профессионалам;
- другой формат общения даст аналогичные результаты;
- вы собираетесь работать над вопросом, который требует индивидуального подхода в каждом случае.
Если вы уверены, что мероприятие необходимо, начинайте формировать концепцию. Те, кто обратился в ивент-агентство, просмотрят готовые предложения и по необходимости внесут корректировки. Но основной принцип останется неизменным: атмосфера должна настраивать на определенный лад. Собираетесь провести достаточно неформальную встречу? Выберите небольшое помещение и поставьте стулья в круг. Планируете серьезное, сдержанное мероприятие? Найдите подходящий конференц-холл. В любом случае следует убедиться, что все участники смогут хорошо видеть и слышать происходящее, поэтому позаботьтесь о технических средствах.
Заключение
Задача по организации мероприятия кажется слишком сложной? Обратитесь в ивент-агентство, которое возьмет на себя все хлопоты. Даже если вам требуются декорации или сложное техническое оснащение, проблем с реализацией задумок не возникнет. Главное, чтобы вы нашли проверенное агентство с хорошими рекомендациями и опытом работы!
