Возврат денег подотчетным лицом в кассу бюджетного учреждения

Как вернуть подотчетные суммы на расчетный счет организации

Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?

Содержание статьи

В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Что делать с комиссией за перевод?

Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.

Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.

Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).

Пример включения в локальный акт положения о способе возврата неиспользованных сумм на расчетный счет организации:

Локальный акт работодателя может содержать положение о возмещении работнику любых расходов, осуществленных с разрешения или ведома работодателя. В данном случае решение о возмещении комиссии банка за возврат денег через онлайн-банк также может быть осуществлено.

Может ли потребитель реально защитить свои права в РФ?
ДаНет

Если возмещение комиссии предусмотрено локальным нормативным актом, то работодатель может ее учесть в расходах по налогу на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией ( пп. 49 п.1 ст. 264 НК РФ , Письма № 03-03-06/1/18005, № 16-15/105572).

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки

Получение денежных средств на расчетные счета организации в бухгалтерском учете оформляются проводками:

Дт 51 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на банковский счет организации.

Дт 52 Кт 71 — поступили неиспользованные подотчетные средства на валютный счет фирмы организации.

Дт 73 Кт 51, 52 — сотруднику возвращена сумма комиссии банка за перевод.

Дт 91 Кт 73 — комиссия банка признана в расходах.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

Можно ли неиспользованный остаток аванса, возвращенный подотчетным лицом в кассу казенного учреждения, сразу выдать другому подотчетному лицу на те же цели

Можно ли неиспользованный остаток аванса, возвращенный подотчетным лицом в кассу казенного учреждения, сразу выдать другому подотчетному лицу на те же цели? Нет, нельзя, поскольку выдача в тот же день возвращенного неиспользованного остатка аванса на командировочные расходы другому подотчетному лицу без предварительного зачисления указанных средств на лицевой счет казенного учреждения, открытый в ОФК, является нарушением бюджетного законодательства.

Обоснование. В силу своего правового положения и согласно п. 4 ст. 161 БК РФ казенное учреждение осуществляет операции с бюджетными средствами через лицевые счета, открытые ему в ОФК.

Федеральное казначейство осуществляет в установленном им порядке открытие и ведение лицевых счетов для учета операций получателей средств федерального бюджета, потому что согласно п. 1 ст. 166.1 БК РФ оно наделено соответствующими полномочиями. При этом оно обеспечивает в пределах остатков средств на счетах бюджетов бюджетной системы РФ проведение кассовых выплат из бюджетов от имени и по поручению администраторов доходов бюджета, администраторов источников финансирования дефицита бюджета, финансовых органов или получателей средств бюджета, лицевые счета которых открыты в органах Федерального казначейства, и осуществляет санкционирование оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, лицевые счета которых открыты в ОФК.

Исходя из основ кассового обслуживания средств бюджетов, установленных ст. 241.1 БК РФ, все операции с данными средствами по кассовым поступлениям и выплатам проводятся и учитываются ОФК на единых счетах бюджетов, открытых в названных органах по кодам бюджетной классификации РФ. Кассовые выплаты из бюджета осуществляются на основании платежных документов, представленных в орган Федерального казначейства, в порядке очередности их представления и в пределах фактического наличия остатка средств на едином счете бюджета (п. 1 ст. 241.1 БК РФ).

Неиспользованные наличные деньги и суммы средств, поступивших в наличной форме в кассу, по видам средств, в том числе средств бюджета, вносятся получателем бюджетных средств на счет 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям» в соответствии с п. 30, 31 Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденных Приказом Минфина РФ от 31.12.2010 N 199н. Согласно требованиям, установленным нормативными актами ЦБ РФ, и с учетом особенностей, предусмотренных Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным ЦБ РФ N 298-П, Минфином РФ N 173н 13.12.2006, денежные средства на лицевой счет вносятся по объявлению на взнос наличными (ф. 0402001).

Таким образом, в случае возврата подотчетной суммы необходимо сначала восстановить кассовый расход по произведенным выплатам, а затем представить заявку на новые расходы.

При этом в бюджетном учете на основании Инструкции N 162 должны быть отражены следующие бухгалтерские операции:

Внесены денежные средства в кассу учреждения подотчетным лицом

Возврат денег подотчетным лицом в кассу бюджетного учреждения

Пример. Возврат наличных денег подотчетным лицом. Работник учреждения вернул неиспользованную подотчетную сумму — 200 руб. (деньги ранее были выданы работнику для приобретения материальных запасов). Данная операция будет отражена в учете следующей бухгалтерской проводкой:

Операция

Дебет

Кредит

Сумма

Поступили наличные денежные средства

1 201 04 510

«Поступления в кассу»

1 208 22 660

«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

200 руб.

Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются следующими бухгалтерскими записями:

внесение наличных денежных средств на лицевой счет получателя бюджетных средств, открытого в финансовом органе (в органе казначейства), отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств на банковский счет учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на счета», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

внесение наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, на банковский счет учреждения, или лицевой счет получателя бюджетных средств, открытый в финансовом органе (в органе казначейства), отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счетов 020102510 «Поступления денежных средств учреждения, полученных во временное распоряжение», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств»;

выдача наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение»;

выдача наличных денежных средств под отчет отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020819560, 020820560, 020822560, 020823560, 020824560);

выдача заработной платы, денежного довольствия, прочих выплат, пособий по социальному страхованию из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда»;

выдача стипендии из кассы учреждения отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»;

выдача сумм вознаграждений лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера, отражается по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам (030204830, 030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830);

выдача депонентской задолженности отражается по дебету счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами и кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы».

Учреждение ведет только одну Кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов». Общее количество прошнурованных листов в Кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения.

По мере поступления приходных и расходных кассовых ордеров с прилагаемыми документами информация о совершенных кассовых операциях заносится кассиром в Кассовую книгу. Записи в Кассовой книге ведутся в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, к которому прикрепляются все кассовые документы. Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте ведется на отдельных листах Кассовой книги по видам иностранных валют. Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию отчет кассира с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку во вкладном листе Кассовой книги.

Контроль за правильным ведением Кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

На основании проверенного бухгалтерией кассового отчета производятся записи в журнале операций по счету «Касса».

В целом за месяц в журнале операций по счету «Касса отражаются итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета, остатки по счету на начало и конец отчетного периода. По истечении месяца данные об остатках и оборотах по счету 0 201 04 000 «Касса переносятся из журнала операций в Главную книгу. Исключение составляют операции по получению наличных денег с банковского счета в кассу и по внесению наличных денег из кассы учреждения на счет в банке, которые отражаются в журнале операций с безналичными денежными средствами.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 Ко АП РФ).

Вышестоящие организации, а также аудиторы (аудиторские фирмы), в соответствии с заключенными договорами, при документальных ревизиях и проверках производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира.

Проверки порядка ведения кассовых операций в бюджетных учреждениях осуществляются соответствующими финансовыми органами. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей.

Проводки по возврату денег в кассу от подотчетного лица