Служебная записка на возврат денег за командировку

Как выдать и вернуть командировочные При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Определение суммы аванса на командировку

Содержание статьи

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т. д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре. В «расходнике работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении. Деньги необходимо пересчитать присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает «расходник после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично – по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4). В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т. п.). Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Может ли потребитель реально защитить свои права в РФ?
ДаНет

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4). При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО. И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

Возвращается внесенная сумма денег.
Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Возмещение перерасхода командировочных расходов

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Служебная командировка: обязан ли сотрудник писать заявление на выплату суточных

Служебная командировка: обязан ли сотрудник писать заявление на выплату суточных? Обязан ли сотрудник, направляемый в командировку, писать заявление на выплату суточных? Правомерно ли это, или достаточно только приказа на командировку?

Нет, сотрудник, направляемый в служебную командировку не обязан писать заявление на выплату суточных, законодательством это не предусмотрено. Соответственно, достаточно только приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.

Выплата суточных при направлении работника в командировку продолжительностью более 1 дня – обязанность работодателя.

1.3.5. Выплата командированному работнику суточных

Что такое суточные?

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Работодатель обязан выплатить работнику суточные (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 N 14-2/3044898-4415):

— за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки;

— за период нетрудоспособности, наступившей в командировке.

Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки.

Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 Положения о служебных командировках).

Размер суточных

Размер суточных может быть любым, но должен быть определен в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, абз. 2 п. 16 Положения о служебных командировках). Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

— не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

ЭТАП 2. Направление работника в служебную командировку

Какие документы необходимо оформить при направлении работника в командировку

Для того чтобы направить работника в служебную командировку, необходимо распоряжение работодателя в письменной форме (например, приказ о направлении работника в командировку). Данный вывод следует из совокупности норм ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Вместе с тем оформление дополнительных документов для командирования работника может быть предусмотрено локальным нормативным актом, принимаемым работодателем в соответствии с ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ. Например, в таком акте может содержаться требование об оформлении непосредственным руководителем работника служебной записки с указанием задач, которые последнему необходимо выполнить в командировке.

Издание приказа о направлении в служебную командировку

Работник направляется в служебную командировку по письменному распоряжению работодателя. Данный вывод следует из совокупности ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. При этом указанные нормативные акты не предусматривают каких-либо требований к оформлению данного распоряжения. Например, его можно оформить в виде приказа о направлении работника в командировку.

Форма приказа

Можно использовать унифицированную форму N Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников — форму N Т-9а) или документ, самостоятельно разработанный работодателем.

Содержание приказа

В приказе целесообразно указать, в частности, наименование работодателя, Ф. И. О. и должность работника, место, срок и цель командировки. Такой вывод сделан с учетом норм ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках.

Если проезд к месту командирования и (или) обратно к месту работы будет осуществляться на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), решение работодателя о проезде работника на соответствующем транспорте следует зафиксировать письменно. Например, можно отразить такую информацию в приказе о направлении в командировку. Данные выводы сделаны исходя из абз. 2 п. 7 Положения о служебных командировках, а также с учетом разъяснений, приведенных в письме Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368.

Подписание приказа

Подписывать приказ вправе только лицо, которое от имени работодателя уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку. Это следует из анализа ч. 1 ст. 166 ТК РФ, абз. 2 п. 3 Положения о служебных командировках. Таким лицом может быть, например, руководитель организации.

С приказом рекомендуем ознакомить работника под подпись, поскольку при отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может быть признано неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответственности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Выдача работнику аванса при направлении в служебную командировку

Работодатель обязан выдать командированному работнику аванс на оплату расходов на проезд, наем жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения о служебных командировках).

На практике сумма аванса рассчитывается на основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы законодательством не установлена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. Кроме того, смета предполагаемых расходов может содержаться в письменном заявлении командированного работника.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работника в командировку (см. об издании приказа), стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы (см. о выплате суточных).

Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего командированному работнику выдается аванс.

Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки

Как написать служебную записку о возврате денег