Возврат денег за товар какие документы нужны

Как составляется расписка о получении товара? Если потребитель получает какой-то товар, не заплатив за него деньги сразу, то продавец имеет право требовать расписку, подтверждающую, что необходимая сумма будет выплачена вовремя.

Грамотно составленная расписка о получении пользователем товара до момента его оплаты – это документ, обладающий юридической силой и подтверждающий обязанности одного субъекта перед другим. Бумага может стать частью, как личной сделки, так и трудовых взаимоотношений.

Когда применяют такой документ?

Наличие документа расписка в получении вещи является необходимой мерой при таких обстоятельствах:

  • продавец товара готов отдать его пользователю на условии, что его полная стоимость будет выплачена немного позже;
  • одно физическое лицо дает другому вещь с целью хранения и хочет получить подтверждение того, что с ней ничего не случится;
  • субъект берет на себя ответственность за продажу вещей их владельца (здесь в понимании товара может выступать не только бытовая техника, но и квартиры, машины, если их владельцы не могут заниматься реализацией самостоятельно, а пользуются услугами риелторов).

Расписка в получении материальной вещи составляется теми, кто не желает оформлять договор купли-продажи, а хочет сотрудничать с другими, заинтересованными субъектами, на упрощенных условиях.

Требования и правила составления

Конкретного порядка договор поручения вещи новому владельцу без оплаты не имеет, но составление этой бумаги должно быть проведено по следующим правилам:

  • все должно быть написано рукой человека, получающего товар;
  • нужно указать какие вещи были получены и точно их описать;
  • условия взаимоотношений по такой схеме расписываются полностью;
  • все числовые значения дополнительно выставляются прописью;
  • документ должен содержать паспортные данные сторон взаимоотношений;
  • после написания названия документа, точку ставить нельзя;
  • для письменного составления бумаги, желательно использовать ручку с синей пастой;
  • в документе не должно присутствовать пробелов и пустых срок;
  • расписка составляется на стандартном листе бумаги;
  • если бумага составляется с целью наладить рабочие взаимоотношения, то нужно указывать не только инициалы, но и должность уполномоченного лица.

Расписка физического и юридического лица различается в плане содержания, что стоит учитывать.

Возврат денег за товар какие документы нужны

Как правильно пишется – инструкция

Для получения займа, договор залога составляется у нотариуса. Что не дает права на ошибку. А расписка не требует заверения, поэтому многие делают в ней ошибки, не замечая этого. Чтобы предотвратить грубые нарушения в составлении, составить расписку о получении товара стоит с использованием следующей инструкции:

  • посередине листа бумаги, пользователь должен написать название документа;
  • ниже, начиная с левого угла, прописывается город и дата сделки;
  • начинается описание со слова «Я», после чего следует фамилия, отчество имя. Паспортные данные;
  • прописывается информация касательно места жительства, согласно документу, удостоверяющему личность;
  • указываются данные человека, от которого была получена конкретная материальная вещь (паспортные данные второй стороны взаимоотношений также нужно учитывать);
  • написание названия полученной вещи и полное описание ее технических, а также рабочих характеристик;
  • указание даты, когда продавцу должны быть выплачены деньги и подпись;

Составляя расписку, необходимо указывать с какой целью берется товар – для личного пользования или реализации. Также, нужно четко писать о количестве полученных вещей, их состоянии и стоимости. Можно прописывать инициалы банковского счета, если пользователь планирует передавать финансовые средства в безналичной форме человеку, у которого он брал товар.

Готовый бланк расписки допускается распечатывать только в том случае, если там будут присутствовать формы для заполнения вручную. Вся информация в напечатанном виде быть не может. Если пользователь берет конкретное количество товарных единиц под реализацию, то это указывается в расписке. Наличие дополнительных нюансов сделки тоже расписывается.

Все суммы указываются цифрами, а в скобках прописью, дата составления документа и возврата денег также расшифровывается буквенным написанием. Составление бумаг договора лизинга или для проведения других крупных операций лучше удостоверить нотариально. По доверенности договор также может быть составлен, если она прикрепляется к документу.

Советы юристов

Если челок берет на реализацию товары, выставленные на учет бухгалтерский, то расписка должна прояснять все нюансы такого сотрудничества. Юристы, в зависимости того, между какими субъектами составляется подобная документация, не во всех случаях одобряют использование именно расписки. Если речь идет о деловых взаимоотношениях, товарах, стоящих крупную сумму, то стоит заключать договора, утвержденные нотариусами и имеющие юридическую силу.

К примеру, если берется в аренду помещение, договор составляется в обязательном порядке, чтобы стороны имели конкретные права и обязанности. Так нужно делать и в случаи с товарами. Да, один товар для реализации или в личное пользование можно взять под расписку, но если речь идет о долгосрочном сотрудничестве, то его нужно скреплять за посредничеством договора.

Если оборот товаров проводится за посредничеством расписки, то необходимо четко проследить за моментом ее правильного составления. Перед принятием, нужно внимательно перечитывать документ и сверять все указанные потребителем данные, ведь в случае присутствия исправлений, неточностей или других ошибок, доказать свою правоту в суде будет нереально.

Расписка в получении товара должна содержать всю актуальную информацию о моменте совершенной сделки, прописанную рукой получателя товара. Ее разрешается составлять при свидетелях или нотариально заверять, для получения дополнительной гарантии на то, что все условия этого контракта будут соблюдены в полной мере.

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги

Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?

Общие правила выдачи денежных средств под отчет

Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:

  1. Написать заявление на выдачу ДС с указанием целей их расходования, необходимой суммы, даты составления и срока, на который выдаются ДС.

ВАЖНО! Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет.

  1. Получить ДС в кассе предприятия по расходному кассовому ордеру или на банковскую карту.
  1. В течение трех рабочих дней после окончания срока, указанного в заявлении, предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением надлежаще заполненной первичной документации.

Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».

Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.

Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5 500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6 280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.

После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.

Возмещаем затраты сотруднику правильно

Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.

Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.

Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.

После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.

Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.

Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.

Коммерческий директор ООО «Фрегат Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.

Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.

Бухгалтер отразил в учете следующие записи:

Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;

Дт 19 Кт 73 — 5 411, 75 руб. — отражен входящий НДС;

Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.

Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.

Что делать, если документы оформлены на работника?

Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.

Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).

ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).

Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».

В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:

  • Дт 76 Кт 50 — оплачены ТМЦ;
  • Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 — ТМЦ оприходованы на основании закупочного акта или договора купли-продажи.

Продолжение примера 2

Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.

Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:

  • Дт 41 Кт 76 — 35 477 руб. — товары приняты к учету;
  • Дт 76 Кт 50 — 35 477 руб. — товары оплачены физлицу.

Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.

Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:

  1. Выдать работнику доверенность на покупку ТМЦ.
  2. Получить от продавца полный пакет первичных документов, подтверждающих покупку (документы должны быть оформлены на компанию, а не на работника).
  3. Работнику написать заявление на компенсацию потраченных им ДС, приложив к нему всю первичную документацию (возможно и составление авансового отчета), и завизировать заявление у руководителя.

Итоги

Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.

Возврат денег за товар какие документы нужны

Прочитайте другие статьи о возврате товаров:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
eMarket Help